Come allineare Sales e IT per un’implementazione Salesforce efficace

In un business sempre più complesso come potrebbe essere quello odierno, nessuno si “salva” da solo. Anzi, sono le sinergie tra reparti a garantire risultati in un’azienda, determinando per esempio il buon andamento di una strategia di vendita, o la capacità di tenere testa ai competitor. 

Un caso emblematico è rappresentato dall’area Sales e da quella IT, due reparti che a prima vista potrebbero sembrare slegati l’uno dall’altro, ma che trovano un eccezionale punto di incontro nella gestione dei CRM, come per esempio Salesforce. 

Ecco perché allineare Sales e IT è così importante in azienda, e come favorire questa collaborazione tramite i processi giusti. 

Perché è fondamentale l’allineamento tra Sales e IT

Ogni organizzazione ben strutturata si compone del reparto strategico e di quello operativo, due aspetti apparentemente separati, che tuttavia devono incontrarsi su un terreno comune per mettere le soluzioni informatiche al servizio delle esigenze commerciali. 

Visione complementare, non opposta

L’integrazione team Sales e team IT è fondamentale in azienda, poiché si tratta di due reparti che seguono traiettorie diverse, ma dirette verso lo stesso obiettivo, un po’ come fa un treno che – per giungere a destinazione – percorre due binari diversi, ma paralleli. 

Tenendo conto dei ruoli illustrati in questa grafica, Sales e IT dimostrano di avere a cuore aspetti diversi, che tuttavia sono sfumature della stessa visione. Creare un team che raccolga professionisti di entrambi gli ambiti e dia vita a una collaborazione interfunzionale è fondamentale per garantire che ogni aspetto sia allineato affinché le operazioni aziendali e commerciali vadano a gonfie vele. 

Salesforce come progetto trasversale

L’esempio perfetto di come tra Sales e IT possa – anzi, debba – nascere una collaborazione proficua per il bene delle strategie di vendita, è rappresentato proprio da Salesforce, un software CRM dotata di numerose funzioni, che permette alla aziende di gestire le relazioni con i clienti e di tenere traccia di tutti i processi che riguardano le vendite, il marketing, i contatti, le trattative e i lead, offrendo anche funzioni di analisi dei dati e assistenza. 

La straordinaria versatilità delle soluzioni Salesforce fanno di lui uno strumento trasversale, ossia un tool che raccoglie attorno a sé sia il reparto IT che Sales, che – in vista del raggiungimento degli stessi obiettivi – lo utilizza in modo diverso, mettendo in campo le proprie specifiche competenze. 

• Reparto IT: gestisce l’intero funzionamento della piattaforma, configurandola in modo che svolga le funzioni necessarie, personalizzandola e rendendola sicura per tutti i dati trattati. Quest’area si preoccupa inoltre di rendere il tool scalabile, in vista di cambiamenti nella strategia. 

• Reparto Sales: grazie agli adattamenti apportati dal reparto tecnico, il team di vendita sfrutta le funzionalità della piattaforma per centralizzare e tracciare contatti e dei lead, gestire la pipeline di vendita, adottare opzioni di automazione del marketing, i processi e monitorare l’andamento delle campagne.

È proprio a questo che si fa riferimento quando si parla di sinergia: sales e It collaborano fianco a fianco nell’implementazione di Salesforce, in primo luogo per renderlo uno strumento il più possibile sicuro, intuitivo e allineato alle esigenze di vendita, dall’altro per sfruttare al meglio l’integrazione del CRM ai fini della strategia. 

Fasi di allineamento per un’implementazione efficace

Finora abbiamo affrontato il tema dell’allineamento tra Sales e IT dal punto di vista teorico. Vediamo ora quali sono i passaggi in cui il know how di questi team viene coniugato per un’implementazione efficace del sistema CRM Salesforce. 

Coinvolgere fin da subito entrambi i team

Il primo passo per implementare le soluzioni Salesforce nei processi di vendita è coinvolgere fin da subito il team Sales e IT, creando una sinergia aziendale che inizia proprio dalla definizione degli obiettivi e delle priorità. 
Questi ultimi sono fondamentali per trarre il meglio dal supporto IT nella personalizzazione del tool da utilizzare, in modo che le esigenze commerciali siano tradotte efficacemente nei giusti requisiti tecnici. 
Al tempo stesso il reparto IT non può agire da solo, poiché ha bisogno di assicurarsi che le soluzioni sviluppate e customizzate siano in linea con gli obiettivi aziendali. 

Un team, dunque, esige la presenza dell’altro, in modo che il supporto del CRM nelle operazioni commerciali sia efficace, evitando aspettative irrealistiche, fraintendimenti ed errori che potrebbero costare tempo e denaro all’azienda. 

Vuoi saperne di più come migliorare le tue vendite grazie alla personalizzazione del CRM? Leggi il nostro articolo sulle funzionalità avanzate di Salesforce!

Creare un linguaggio condiviso

Non ci si pensa abbastanza, ma reparti diversi in azienda parlano lingue diverse. Chi deve portare avanti una strategia digitale e commerciale potrebbe non trovarsi allineato a chi invece si impegna ogni giorno nelle implementazioni tecniche, e viceversa. 
Per fare in modo che l’implementazione di Salesforce avvenga in modo proficuo, è fondamentale che il divario comunicativo non rappresenti un ostacolo. 

In primo luogo è fondamentale che tra i reparti ci sia un confronto continuo, attraverso un regolare allineamento tra Sales e IT, riunioni, discussioni e scambi di opinioni. L’utilizzo di strumenti di collaborazione online sono molto utili per favorire una comunicazione in tempo reale, anche quando i team si trovano a lavorare a distanza. 

Lo scambio di opinioni non è tuttavia facile da portare avanti quando il glossario non è allineato. È dunque fondamentale stabilire una sorta di linguaggio condiviso che permetta al team Sales di comunicare efficacemente le proprie esigenze e al team IT di mettere in chiaro opportunità, eventuali ostacoli o migliorie. Questo può essere fatto investendo parte del tempo dedicato al progetto in occasioni di confronto, in cui è possibile stabilire un vocabolario condiviso che coinvolga tutta la customer journey e le operazioni commerciali. 

Mappare i processi insieme

Eventuali fraintendimenti non sorgono solamente quando Sales e IT non sono allineati dal punto di vista del linguaggio, ma possono avvenire anche nei casi in cui entrambe le parti non hanno del tutto chiaro quali siano i processi da seguire per il customer success. Ecco perché un’attività imprescindibile quando si inizia a collaborare nell’uso di Salesforce è effettuare una mappatura accurata dei processi aziendali. 

Mappare i processi durante l’utilizzo condiviso di Salesforce porta con sé diversi vantaggi: 

• Chiarisce passo dopo passo lo svolgimento delle future attività di gestione dei clienti. 
• Allinea i team e permette di assegnare le attività in modo accurato, migliorando la comunicazione tra i reparti.
• Mette in chiaro gli esiti tecnici necessari per ogni strategia di vendita, permettendo così di personalizzare gli strumenti a disposizione.
• Facilita l’individuazione di eventuali criticità, errori o colli di bottiglia. 
• Favorisce il decision making in base ai flussi stabiliti. 
• Riducendo errori, incomprensioni e rework, abbassa tempistiche e costi. 
• In seguito all’analisi delle performance, permette di apportare migliorie.

Tali benefici mettono in evidenza quanto l’allineamento delle due aree sia cruciale affinché le lavorazioni effettuate sullo stesso progetto siano mirate, efficaci e diano ottimi risultati.

Scegliere gli strumenti giusti in Salesforce

Sebbene la personalizzazione di Salesforce attraverso l’implementazione di strumenti CRM sembri appartenere prettamente al reparto IT, si tratta in realtà di un compito condiviso, poiché l’utilizzo di una funzionalità rispetto a un’altra deve rispondere a una specifica esigenza commerciale. 

Durante i confronti preliminari tra Sales e IT è importante che le due aree collaborino anche su questo punto. Non è necessario che il team di vendita padroneggi l’uso della piattaforma allo stesso livello del reparto tecnico, ma è opportuno che conosca le sue potenzialità e il modo in cui essa può essere utile alla strategia. L’IT invece deve essere messo al corrente di ciò che è richiesto dal progetto e illustrare all’altro team le soluzioni Salesforce che possono essere sfruttate affinché la pipeline di vendita proceda senza intoppi e con ottimi risultati. 

L’IT offrirà supporto al team di vendita nel personalizzare la piattaforma, impostando per esempio campi personalizzati e Salesforce automation per facilitare l’operatività.

Testing e feedback incrociato

Oltre a fornire utili funzioni per favorire le operazioni di vendita e il rapporto con i clienti, una piattaforma come Salesforce mette a disposizione anche strumenti di reportistica e di analisi dei dati. Questi ultimi però possono essere interpretati al meglio solo quando il reparto Sales e quello IT collaborano per dare loro un significato. 

Mettendo in campo competenze diverse, queste aree possono organizzare le informazioni in dashboard personalizzate, capire attraverso i risultati misurabili se le operazioni commerciali sono state efficaci o se è necessario ottimizzarle per ottenere una performance aziendale migliore, ed eventualmente indirizzare le future lavorazioni secondo una strategia di Data Driven Sales.  

Il tutto deve essere accompagnato da confronti ricorrenti, durante i quali entrambe le aree scambiano opinioni, perplessità, dubbi o suggerimenti. La gestione dei dati può comunicare molto, ma sarebbe del tutto inutile senza una comunicazione chiara tra le aree. 

Conclusioni

In un mercato complesso e sfaccettato, le operazioni commerciali non sono affidate a un unico reparto aziendale, ma richiedono una sinergia profonda tra Sales e IT. Queste due realtà devono fare squadra nell’adozione del CRM Salesforce per convertire le strategie in flussi concreti, sfruttare le potenzialità della digital transformation per il miglioramento delle vendite e potenziare così l’efficienza operativa.