Cloud Computing: perché è essenziale per le PMI

Flessibilità, scalabilità e riduzione dei costi sono aspetti importanti per un’azienda, da soddisfare attraverso sistemi digitali sempre più avanzati e sicuri. Tra questi c’è il cloud computing, una soluzione che permette alle PMI di ottimizzare i propri processi, archiviare i dati da conservare e analizzare e accedere all’utilizzo di software appoggiandosi a una infrastruttura esterna, senza il bisogno di competenze complesse o di spese ingenti. 
Ma cos’è nello specifico il cloud computing e perché è tanto importante per le Piccole e Medie Imprese?

Cosa si intende per Cloud Computing

Quando si parla di processi aziendali la parola “cloud” circola con una certa frequenza, lasciando piuttosto perplessi i non addetti ai lavori. Ma cosa sono esattamente i servizi cloud? 

I servizi di posta elettronica sono un esempio eccellente di come funziona la tecnologia cloud: mail e allegati si appoggiano a un’infrastruttura di terze parti, piuttosto che su uno storage locale, che permette all’utente di avere a disposizione queste risorse anche su dispositivi diversi, a patto di possedere l’accesso al proprio spazio. 
Questo esempio è utile per capire quanto i servizi cloud siano di utilizzo quotidiano, sia da parte dei semplici utenti sia da parte del mondo imprenditoriale, che li sfrutta per esempio per la gestione del CRM e per l’e-mail marketing. 

I principali vantaggi del Cloud Computing per le PMI

Ormai in gran parte avviate verso una digitalizzazione dei processi sempre più avanzata, le PMI traggono numerosi vantaggi dalle infrastrutture cloud, che permettono loro di abbattere i costi gestionali, di attuare una crescita scalabile e di favorire la comunicazione tra membri dei team. 

Riduzione dei costi e ottimizzazione delle risorse

La riduzione dei costi operativi è forse il vantaggio più evidente dell’adozione del cloud computing nelle aziende, poiché quest’ultimo riduce la necessità di fornirsi di hardware interni (anche detti infrastrutture on-premises), più costosi sia dal punto di vista dell’acquisto e dell’installazione, che da quello della gestione delle risorse, anche in termini di risparmio energetico. 

Per integrare il cloud computing non sono invece richieste strumentazioni particolari, né aggiornamenti o interventi di manutenzione ordinari o straordinari (per esempio in caso di danni) effettuati dall’azienda stessa, garantendo così un notevole abbattimento dei costi, che riguardano solo consumi effettivi.

In quanto piattaforma già pronta all’uso, il cloud computing è infine particolarmente utile per l’efficienza operativa di un’azienda perché garantisce un ottimo risparmio di tempo: quello impiegato per l’installazione, configurazione e aggiornamento dei sistemi tradizionali, per la formazione approfondita del personale che li dovrà utilizzare, e così via. 

Scalabilità e flessibilità operativa

Uno dei più rilevanti motivi per cui la tecnologia cloud è la scelta migliore per le PMI moderne rispetto all’infrastruttura on-premises, risiede nella sua scalabilità.
Un hardware aziendale offre infatti uno spazio di archiviazione limitato, che si rivela insufficiente nei casi in cui l’azienda dovesse espandersi e aumentare i propri flussi operativi. Idealmente anche l’hardware dovrebbe evolversi con lei, ma lo può fare solo tramite l’acquisto di nuovi spazi, con un aumento notevole della spesa. 

Questo rischio non si applica nei casi in cui l’azienda operasse tramite tecnologia cloud, poiché questa offre uno storage space adattabile e facilmente scalabile, adattandosi così alla flessibilità aziendale. Con costi più ridotti è possibile ottenere nuove risorse e averle a disposizione senza tempi di attesa.

Sicurezza e protezione dei dati

In apparenza, il passaggio da un servizio interno a un server esterno potrebbe sembrare meno sicuro in termini di protezione dei dati. In realtà, però, le moderne infrastrutture cloud sono dotate di dispositivi di sicurezza informatica avanzati, che riducono al minimo il rischio di intrusioni e garantiscono la privacy delle informazioni raccolte e conservate in questi spazi digitali, assicurando anche la compliance normativa, ossia il rispetto delle norme in termini di tutela dei dati. 

Il cloud è un passo avanti in termini di sicurezza anche per un altro aspetto: un malfunzionamento di grossa entità dell’hardware potrebbe causare la perdita di dati o informazioni importanti, mentre in genere appoggiarsi a un server esterno assicura un costante backup di questi ultimi.

Accesso remoto e collaborazione online

Infine, tra i vantaggi evidenti dell’utilizzo del cloud computing per le PMI spicca anche la notevole efficienza operativa offerta da questo sistema, che permette ai dipendenti dell’azienda – qualunque sia il loro ruolo – di avere accesso remoto a dati e informazioni in modo immediato e senza il bisogno di trovarsi in un luogo specifico. È infatti sufficiente che l’utente abbia a disposizione una connessione a internet per poter visualizzare, scaricare e modificare documenti e software.

Con l’aumento del lavoro flessibile e la necessità di connettere le persone ovunque, questa soluzione abbatte i normali limiti dell’hardware interno, favorendo la collaborazione online tra i dipendenti e garantendo la continuità operativa in qualunque punto del mondo. 

Applicazioni pratiche del Cloud Computing nelle PMI

Finora si è parlato principalmente di cloud computing come spazio di archiviazione di dati e informazioni, ma le applicazioni di questa soluzione sono numerose, e vanno oltre la semplice creazione di un database aziendale.

Gestione di archiviazione e backup

Come anticipato poco sopra, il campo di applicazione più frequente del cloud computing è l’archiviazione dei dati. Email, verbali, dettagli sui clienti, comunicazioni, report, inventari, e molto altro: le informazioni prodotte in azienda sono moltissime e devono trovare uno spazio sicuro dove essere conservate. Un’infrastruttura on-premises permette di farlo, ma con dei limiti evidenti. 

Il cloud computing li abbatte fornendo un server remoto dove conservare questa mole enorme di dati (in molti casi sensibili), inaccessibili a chiunque non abbia le autorizzazioni. Le infrastrutture cloud non sono però organismi sempre uguali a se stessi, ma soluzioni che si possono evolvere in base alle esigenze aziendali.

Quando una piccola o media impresa cresce, aumentano anche i dati prodotti, e le soluzioni in cloud possono essere ampliate per andare incontro a queste esigenze, garantendo anche la creazione di copie di sicurezza (il classico backup dei dati) per far fronte a un’eventuale disaster recovery.

Software-as-a-Service (SaaS) per la gestione aziendale

Un’altra importante funzionalità del cloud viene detta SaaS, acronimo di Software-as-a-Service, ossia l’utilizzo di programmi e applicazioni direttamente online, senza bisogno di installazione sul proprio dispositivo. 

Alcuni esempi di questa funzionalità si possono riscontrare sia nella vita di tutti i giorni che nel lavoro: servizi di posta elettronica, la suite Google, piattaforme streaming, spazi di archiviazione online, piattaforme per la gestione del tempo, per la comunicazione o la gestione dei progetti, e così via. 

I vantaggi sono innegabili:

• Non c’è bisogno di scaricare e installare l’applicazione sui dispositivi, risparmiando così spazio di archiviazione. 
• L’accesso è semplice e rapido, attuabile con una semplice connessione internet, e in genere con delle credenziali.
• Trovandosi su un server remoto gli aggiornamenti dei software sono automatici e non devono essere gestiti dall’azienda.
• Il provider si occupa della sicurezza. 
• L’esecuzione è rapida e priva di tempi morti legati a installazioni o configurazioni. 
• Il SaaS favorisce la connessione tra membri dell’azienda con software agili e flessibili.

Tutte queste caratteristiche rendono i servizi SaaS una risorsa molto utile per le aziende, soprattutto per efficientare tutti i processi operativi richiesti per gestire l’installazione e gli aggiornamenti dei software, aspetti che vengono svolti in modo immediato grazie all’automazione dei processi offerta da questa soluzione cloud.

Automazione e digitalizzazione dei processi

La tendenza delle aziende ad abbracciare la trasformazione digitale non risponde semplicemente a una “moda”, ma a un’esigenza importante, che consiste nell’adottare nuove tecnologie per ridurre il più possibile l’operatività più lenta, costosa e noiosa e spostare le risorse umane su attività di maggiore valore. 

Il cloud computing rappresenta una risorsa importante per facilitare questa evoluzione, grazie a soluzioni offerte dall’innovazione tecnologica – come AI e Machine Learning –  e a un’automazione dei processi sempre più avanzata, utile in vari ambiti:

• Protezione dei dati e rilevamento di intrusioni
• Aggiornamenti automatici
• Monitoraggio delle performance
• Gestione degli accessi
• Programmazione dei flussi di lavoro
• Backup automatici
• Analisi dei dati

Tutto questo è fondamentale per ottimizzare tempi e costi, e per migliorare l’efficienza operativa di un’azienda. 

Tipologie di Cloud: pubblico, privato e ibrido

Finora si è parlato di cloud come una sorta di ecosistema unico e centralizzato, dove le PMI possono operare senza l’acquisto di hardware onerosi di difficile gestione. 
È però importante distinguere tre tre diversi tipi di cloud: pubblico, privato e ibrido. 

Vantaggi del Cloud pubblico per le PMI

Il cloud pubblico è uno dei servizi di cloud computing più comuni, ampiamente utilizzato sia in ambito business che nella vita di tutti i giorni. Esso si basa su un’infrastruttura posseduta e gestita da terzi, ossia da un provider esterno che fornisce alle aziende server remoti sicuri e di facile accessibilità per potenziare l’efficienza operativa, senza che esse debbano investire in infrastrutture di proprietà. 

Il cloud pubblico in genere è ideale per le aziende che necessitano di scalabilità e flessibilità e che desiderano pagare solo i consumi effettivi. Si tratta dunque di una soluzione adattabile alle esigenze aziendali e dai costi contenuti, ma è fondamentale affidarsi a un provider che offra anche elevati standard di sicurezza informatica e tutela dei dati. 

Quando scegliere il Cloud privato

A differenza di quello pubblico, il cloud privato può essere di proprietà o acquistato come servizio da un provider esterno, ma viene utilizzato esclusivamente dall’azienda. 

Questa soluzione è ideale per le realtà imprenditoriali che gestiscono ogni giorno una grande mole di informazioni sensibili (come aziende del settore pubblico o sanitario) e che hanno bisogno di una soluzione autonoma per la protezione dei dati, caratterizzata da un accesso tramite rete privata e da sistemi di sicurezza informatica avanzati. 

Si tratta però di soluzioni più costose, poiché richiedono l’acquisto di hardware e software particolari, nonché meno flessibili, più complesse da adattare a un’eventuale crescita dell’azienda. 

Il compromesso ideale: Cloud ibrido

A metà tra le due soluzioni c’è il cloud ibrido, che mescola le caratteristiche e sfrutta i vantaggi del cloud pubblico e privato, fornendo alle aziende una risorsa combinata. 
Questo tipo di cloud permette per esempio di conservare i dati e le informazioni più sensibili in un’infrastruttura privata e gestita in autonomia dall’azienda, appoggiandosi però anche a un servizio esterno per ciò che deve essere gestito con maggiore scalabilità e flessibilità. 

La sfida nell’integrare questa soluzione in azienda risiede nel saper integrare accuratamente queste due funzionalità, affrontando dei costi aggiuntivi per garantire la sicurezza dell’infrastruttura interna. 

Come integrare il Cloud Computing nella tua azienda

L’integrazione del Cloud Computing in una PMI non è un’operazione complessa, ma richiede un po’ di attenzione nella scelta del giusto provider e nella migrazione di tutti i dati verso il server remoto. Una sfida che può però portare a ottimi risultati in termini di ottimizzazione dei processi. 

Pianificazione della migrazione al cloud

Ancora prima della formazione del personale e della scelta del provider, se un’azienda desidera affidarsi a dei servizi di cloud computing è fondamentale che si organizzi per effettuare la cosiddetta migrazione, che altro non è che il trasferimento di dati, informazioni e risorse da un’infrastruttura IT interna a un server remoto, per poter godere di tutti i vantaggi di questa soluzione. 

La migrazione è un processo delicato, che non si limita solo all’effettivo spostamento dei dati, ma che comporta anche delle sfide tecniche, per il mantenimento di una continuità nell’efficienza operativa dell’azienda, tra cui:

Tenere conto di tutti questi aspetti è fondamentale per organizzare una migrazione al cloud efficace e sicura, nonché per valutare anche il tipo di servizio che potrebbe servire all’azienda e la migliore formazione per colmare le lacune dei dipendenti. 

Scegliere il giusto provider di servizi Cloud

Il primo errore che si potrebbe compiere nell’effettuare una migrazione efficace è pensare che i servizi cloud siano tutti uguali.  In realtà ogni provider fornisce un servizio a sé, che fa fronte a diverse esigenze e che potenzialmente offre alle aziende diversi benefici. Per questo è estremamente importante  informarsi a fondo sui migliori provider e scegliere quello più in linea con gli obiettivi dell’azienda. 

In linea di massima i criteri sui quali impostare una ricerca di mercato per trovare il giusto partner sono:

Tutto questo deve essere verificato attraverso ricerche approfondite sulla reputazione dei provider migliori, attraverso feedback, sondaggi e recensioni. 
La scelta del provider non va sottovalutata, poiché ha un impatto significativo sulle prestazioni del servizio, sulla sicurezza informatica e sul rispetto dei criteri di scalabilità e flessibilità aziendale. 

Formazione del team e adozione delle tecnologie

Come anticipato nei paragrafi precedenti, uno dei vantaggi del cloud computing è la facilità di utilizzo e di accesso. Questo fa sì che i dipendenti che avranno a che fare con la gestione del cloud non debbano sviluppare competenze molto approfondite o complesse. 

Ciò non significa però che non sia importante colmare alcune lacune, o preparare i team alla nuova infrastruttura. Introdurre gradualmente i membri dell’azienda a questo mondo rappresenta anche un modo per coinvolgerli direttamente nel processo e per abbattere eventuali resistenze di fronte all’innovazione tecnologica.

Per questo motivo è utile organizzare sessioni di formazione aziendale – svolte internamente o attraverso corsi esterni – in modo da fornire una panoramica approfondita sull’uso ideale dell’infrastruttura cloud. Questo permetterà ai dipendenti di comprendere appieno le potenzialità di queste soluzioni, per una migliore gestione delle risorse e l’ottimizzazione dell’operatività.

Conclusioni

Di fronte a una crescente innovazione tecnologica nel lavoro, il cloud computing rappresenta una risorsa essenziale per le aziende, che possono così affidare dati e attività a un server esterno, più flessibile, scalabile ed economico. Questa soluzione non è utile solo per l’archiviazione delle informazioni, ma anche per l’ottimizzazione dei processi, per la comunicazione interna, per la gestione dei progetti e per garantire la sicurezza di informazioni sensibili.