Migliorare la comunicazione interna aziendale: tools e consigli

Tanto nei rapporti interpersonali quanto in azienda, la comunicazione ricopre un ruolo centrale, forse ancora più importante delle stesse strategie di business. Allo scambio chiaro di informazioni non viene infatti affidata solo l’organizzazione dei flussi e delle singole task, ma anche – e soprattutto – la comprensione profonda dei valori aziendali trasmessi dai Brand Asset e degli obiettivi che muovono le attività.

Stabilire un buon piano di corporate communication è dunque fondamentale per l’operatività e per il rafforzamento della complicità tra i membri del team. 
Scopri come implementare un flusso comunicativo efficace nella tua azienda, per ottimizzare l’operatività e costruire team aggiornati e consapevoli.

Cos’è la comunicazione interna aziendale?

Descritta in questo modo, la comunicazione aziendale potrebbe sembrare molto semplice, quasi banale, ma rientra in un sistema complesso di flussi che non si muovono in un’unica direzione. Esistono infatti tipologie diverse di comunicazione, che coinvolgono i diversi livelli di un’azienda: 

• Top Down: la trasmissione di informazioni che va dai reparti di leadership al personale. Include la comunicazione di obiettivi, strategie e aggiornamenti. 
• Bottom Up: comunicazione che va dai dipendenti ai leader. Spesso riguarda feedback e brainstorming. 
• Orizzontale: riguarda le informazioni che vengono scambiate all’interno dello stesso livello, per aggiornarsi su task e iniziative. 
• Personale: coinvolge due persone, che comunicano faccia a faccia – anche virtualmente – utilizzando il linguaggio del corpo. 
• Del cambiamento: tutti i flussi comunicativi avviati allo scopo di comunicare un cambiamento aziendale. 
• Della crisi: le informazioni condivise per comunicare o risolvere delle problematiche interne all’azienda. 
• Culturale: avviata per trasmettere valori e best practice ai dipendenti di un’azienda. 

Implementare una buona strategia di corporate communication per la gestione aziendale è fondamentale, non solo per fare in modo che l’operatività non subisca rallentamenti, ma anche per impattare sui diversi livelli dei flussi aziendali. 
Una buona comunicazione influisce infatti su:

Se la comunicazione viene meno o risulta macchinosa o incompleta, il flusso di informazioni rischia di essere interrotto od ostacolato, portando a fraintendimenti. I dipendenti rischiano di vivere in uno stato di frustrazione e confusione, a causa di obiettivi poco chiari.

In poche parole, implementare un buon piano di comunicazione interna – aggiornando costantemente i tool a disposizione e tenendo d’occhio lo sviluppo di nuove piattaforme – è fondamentale tanto per la produttività quanto per lo sviluppo di una leadership efficace, nonché per la soddisfazione di tutti i dipendenti dell’azienda. 

Strumenti per migliorare la comunicazione interna

La creazione di flussi comunicativi efficaci non nasce dal nulla, ma deve fare parte di una strategia di ampio respiro, che tiene conto in primis degli obiettivi e delle esigenze aziendali, nonché delle soluzioni digitali a disposizione. L’utilizzo di piattaforme e software di collaborazione, gestione dei progetti e archiviazione è fondamentale per lo scambio d’informazioni, favorisce il coinvolgimento e ottimizza l’organizzazione. 

Piattaforme di collaborazione

Il lavoro in team è una delle grandi sfide che si trova ad affrontare chi lavora in azienda, soprattutto con l’aumento del lavoro da remoto durante il COVID-19. La pandemia ha sottolineato infatti la necessità di favorire nuovi modelli lavorativi per far fronte a un’emergenza di enorme portata. Per rendere tutto questo possibile – anche ora, a pandemia rientrata – è fondamentale adottare modalità organizzative ottimizzate e favorire il più possibile l’interconnessione tra le parti. 

Un supporto molto utile è fornito dai tool di collaborazione, ossia software e piattaforme aziendali sviluppati per coordinare più persone all’interno di un team o team diversi, anche quando i membri lavorano a distanza l’uno dall’altro, senza la possibilità di confrontarsi di persona. Queste piattaforme offrono molteplici funzionalità per una perfetta organizzazione interna, e sono soggette a costanti aggiornamenti.

I più noti e utilizzati strumenti di collaborazione sono i seguenti:

Software di gestione progetti

Con l’aumento dei team di lavoro da remoto e delle collaborazioni con gruppi che lavorano a chilometri di distanza tra loro, l’ottimizzazione dei flussi lavorativi è diventata un requisito sempre più importante per le aziende. Per fare in modo che l’operatività non subisca rallentamenti e che tutto il team sia allineato e consapevole dei compiti da portare avanti, i project manager devono essere in grado di gestire ogni attività con cura. In questo sono supportati da software aziendali e strumenti di lavoro per la gestione dei progetti, che permettono loro di pianificare le task, assegnarle secondo determinate tempistiche e tenerle sotto controllo.

Queste soluzioni per la gestione dei team sono molteplici, ma le più utilizzate sono le seguenti: 

Intranet aziendali

L’intranet di un’azienda è un portale privato ospitato dal server aziendale, al quale possono accedere solo le persone che lavorano lì. Serve per facilitare le comunicazioni tra i membri dell’organizzazione, in modo che tutte le informazioni rimangano in un unico spazio sicuro. 

A differenza dell’internet – una rete pubblica a cui tutti possono avere accesso – l’intranet è riservato all’azienda e ai suoi dipendenti, dai leader agli operatori, per ottimizzare il lavoro di squadra e le comunicazioni. 

Quando un dipendente inizia la propria giornata lavorativa, ha accesso all’intranet aziendale sotto forma di un’interfaccia contenente tutte le informazioni di cui ha bisogno per svolgere le proprie attività, una dashboard con le comunicazioni di servizio, le novità, i tutorial e i tool principali. 

Oggi le intranet aziendali si sono evolute grazie a software sempre più avanzati, fino a trasformarsi in spazi digitali molto vantaggiosi, poiché permettono di:

• Facilitare l’archiviazione dei file. 
• Agevolare le comunicazioni e i flussi tra i membri del personale.
• Migliorare l’organizzazione aziendale. 
• Condividere file e moduli. 
• Creare progetti e assegnare task. 
• Gestire assenze, ferie, buste paga e dati personali. 
• Accedere a risorse didattiche, corsi di formazione e guide interne.

Implementare un’intranet aziendalefacilita l’interconnessione tra membri di una stessa organizzazione, riducendo la necessità di utilizzare gli strumenti di comunicazione più lenti e macchinosi, centralizza le informazioni e le risorse, agevola la collaborazione e aumenta la produttività. Un altro aspetto importante da considerare è la capacità di queste soluzioni aziendali di potenziare la cultura interna, in quanto spazio dove diffondere i propri valori. 

Consigli per una comunicazione interna efficace

Dopo aver esaminato a fondo l’importanza di una buona comunicazione interna e i tool che possono aiutarti a potenziarla nella tua azienda, è importante sottolineare quali sono le strategie migliori per farlo. 

Definire una strategia di comunicazione

Il primo passo per migliorare la comunicazione in azienda è partire da strategie aziendali solide, allo scopo di allineare alla perfezione i flussi informativi interni, rafforzare il legame tra i membri dell’organizzazione e il loro coinvolgimento. 

Puoi definire una buona strategia di comunicazione interna esaminando la tua situazione attuale e quella che vorresti realizzare in futuro, ossia gli obiettivi da raggiungere. Un servizio di consulenza aziendale può esserti utile per svolgere questo passaggio senza intoppi. 

Come prima cosa vanno analizzati la composizione della tua azienda e il modo in cui essa è organizzata, tenendo conto dei dispositivi utilizzati, dei metodi di comunicazione attualmente più efficaci, delle esigenze comunicative e dei fattori che impediscono a queste ultime di essere soddisfatte. Va considerato anche il livello di coinvolgimento dei dipendenti, che impatta sulla produttività e sul livello di soddisfazione. 

Dopo aver analizzato la situazione attuale della tua azienda, vanno stabiliti degli obiettivi realistici e facili da misurare, tenendo conto delle principali attività dell’organizzazione. Questo ti aiuterà a definire le priorità di quest’ultima.  Per monitorare i risultati, crea un piano personalizzato per ogni attività di comunicazione, stabilendo delle metriche, ossia degli indicatori che ti aiuteranno a capire se l’andamento del tuo piano di comunicazione è positivo o no. Un esempio di metrica potrebbe essere il cambiamento della produttività o della fluidità comunicativa e la tendenza ad abbracciare l’innovazione aziendale dopo aver attuato le strategie. 

In seguito vanno selezionati i diversi canali di comunicazione da adottare. Non dimenticare inoltre di stabilire dei flussi comunicativi alternativi per far fronte a eventuali ostacoli e di raccogliere i feedback dei dipendenti, come vedremo nei prossimi paragrafi. 

Favorire un ambiente di comunicazione aperto

Anche il piano strategico più elaborato ed efficiente è del tutto inutile senza prima aver creato in azienda un ambiente aperto alla comunicazione, che impatta direttamente sulla soddisfazione di un team aziendale e del successo della tua impresa. 

La comunicazione efficace prospera in un clima di fiducia, grazie al quale ogni individuo si sente libero di esprimere le proprie idee, le perplessità e le difficoltà, senza il timore di essere ignorato o addirittura giudicato. La libertà comunicativa è alla base del teamwork, e favorisce scambi efficaci e trasparenti, non solo per il mantenimento di un umore positivo, ma anche per la diffusione di informazioni attendibili, che riducono al minimo i fraintendimento e gli errori. 
Una comunicazione basata sulla fiducia aumenta anche la collaborazione interna e la produttività.  

Se ricopri un ruolo di leadership all’interno dell’azienda, sappi che la creazione di un ambiente di lavoro trasparente ed aperto dal punto di vista comunicativo deve partire da te. Promuovi dunque una cultura improntata sull’ascolto, crea i presupposti per cui un dipendente possa sentirsi libero di esprimersi e metti a disposizione più canali di comunicazione per i team, affinché tutto ciò avvenga.

Formazione e sviluppo

In un clima di apertura e trasparenza, la comunicazione aziendale viene agevolata in modo spontaneo, ma tutto ciò potrebbe non bastare. Per fare in modo che il cambiamento interno sia ancora più radicale e in linea con gli obiettivi, è importante investire in una formazione mirata per il miglioramento aziendale. 

Coinvolgere i dipendenti in un percorso formativo serve in primo luogo a farli sentire partecipi di qualcosa di più grande rispetto alle singole attività di cui normalmente si occupano, contribuendo a instaurare una situazione di collaborazione e innovazione. 

In più, la formazione è utile per trasmettere le migliori tecniche per far fronte a diversi contesti comunicativi, anche in situazioni di crisi, nonché per apprendere il funzionamento degli strumenti manageriali. Tutto ciò può essere trasmesso dagli esperti del settore attraverso lezioni teoriche, workshop e sessioni di team building.
Il risultato sarà il miglioramento aziendale in termini di produttività e comprensione reciproca, nonché l’ottimizzazione degli scambi quotidiani in azienda.Per saperne di più, leggi il nostro articolo sull’importanza della formazione aziendale.

Analisi e feedback

Ogni strategia aziendale necessita anche di una fase di monitoraggio, durante la quale si tiene conto delle metriche stabilite e si analizzano i dati prodotti all’interno di un range temporale. Ci si può per esempio concentrare sulle funzioni di reportistica offerte dalle piattaforme di gestione aziendale di cui abbiamo parlato sopra, per misurare il tasso di utilizzo da parte dei dipendenti, oppure i dati ottenuti dagli accessi all’intranet aziendale, così come può essere molto utile valutare come la produttività e la comunicazione sono cambiate dopo l’attuazione delle strategie. 

I tool digitali sono soluzioni aziendali eccellenti per raccogliere informazioni, ma un altro metodo molto importante per comprendere le performance di una strategia di comunicazione e il livello di coordinamento aziendale è raccogliere i feedback dei dipendenti, attraverso questionari periodici o sessioni di confronto. Questa modalità ha un ruolo fondamentale, poiché è essa stessa una forma di comunicazione, basata sull’ascolto e la fiducia.

Conclusioni

In una realtà aziendale sempre più interessata dall’utilizzo di tool digitali, automazioni e AI, la comunicazione umana ricopre ancora un ruolo di spicco, non solo perché crea un clima positivo all’interno dell’organizzazione, ma perché contribuisce al miglioramento della produttività e favorisce un ambiente dove la cooperazione è al centro dei rapporti.  

Una mancanza di comunicazione, al contrario, può avere un impatto estremamente negativo sull’andamento della tua azienda, poiché limita lo scambio di informazioni, moltiplica i fraintendimenti e gli errori, e causa uno spreco di tempo ed energie nello svolgimento delle task più basilari. Tutto questo rappresenta un buon motivo per implementare una strategia di comunicazione interna efficace per la tua organizzazione!