Digitalizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali

Nell’attuale contesto lavorativo la digitalizzazione è diventata un processo chiave, spesso chiamato in causa come soluzione innovativa per svecchiare e migliorare l’operatività. 
Ma di che si tratta nello specifico e in che modo permette di ottimizzare e rivoluzionare i processi aziendali? Ecco una guida approfondita sull’argomento, con qualche esempio celebre dal mondo corporate!

Cos’è la digitalizzazione dei processi aziendali?

Questa trasformazione digitale delle imprese non avviene dal nulla, ma segue il naturale sviluppo tecnologico che sta interessando la società odierna e si appoggia a tecnologie e sistemi informativi aziendali in grado di sostenere le ottimizzazioni previste: 

Malgrado tutto questo rappresenti una sfida importante per le aziende, sono ancora più significativi i vantaggi per i processi interni, che risultano agevolati.

Opportunità offerte dalla digitalizzazione nelle aziende

Avviare il proprio business verso un processo di digital transformation ha un impatto positivo su tutta l’operatività, poiché le performance migliorano, i processi interni vengono ottimizzati e i clienti possono contare su un servizio più snello. 

Automazione dei processi aziendali

L’ottimizzazione dei processi interni è uno dei benefici più evidenti della trasformazione digitale, un aspetto che negli ultimi anni è stato spinto dall’adozione di sistemi di automazione sempre più avanzati.

Per automazione dei processi si intende una serie di tecnologie in grado di trasformare le attività ricorrenti in un flusso semplificato, veloce ed efficiente. Questo comporta in primo luogo un notevole risparmio di tempo, poiché i sistemi automatizzati operano senza interruzioni, nonché economico, poiché un alto numero di operazioni può essere portato avanti dalla stessa tecnologia senza costi di gestione aggiuntivi, fatta eccezione per gli aggiornamenti e le sporadiche manutenzioni. 

Se correttamente configurata e monitorata, l’automazione gestionale riduce il margine d’errore e migliora la gestione dei flussi di lavoro, liberando il team dalle attività ripetitive e noiose, per spostarlo su compiti più significativi.

Utilizzo dell’IA per l’analisi dei dati

Il dato è una risorsa preziosa per le aziende moderne, perché porta con sé informazioni utili sul consumatore, sul prodotto e sui processi interni. È tuttavia necessario dotarsi di ottimi strumenti di Data Analysis e software per processi aziendali per saper interpretare queste informazioni e utilizzarle per migliorare le decisioni e le strategie. 

L’avvento della trasformazione digitale ha rivoluzionato questo compito, in particolare grazie all’uso dell’Intelligenza Artificiale, una tecnologia basata sul Machine Learning che apprende e imita alcune capacità umane attraverso l’uso di algoritmi. 

L’AI rappresenta un supporto eccezionale nel processo di analisi dei dati aziendali, poiché elabora e interpreta una mole enorme di dati in tempo reale, non solo gestendoli, ma applicando i propri modelli di Machine Learning per apprendere costantemente da essi e migliorarsi. 

In questo è possibile effettuare un attento monitoraggio delle performance aziendali, tenere sotto controllo il mercato e comprendere in modo più approfondito le esigenze del cliente, attraverso lo studio del suo comportamento, ma anche del servizio stesso, per apportare continui miglioramenti. Ottimizza inoltre la logistica, analizzando i dati che provengono dalla gestione della supply chain. Tutto questo ha un impatto decisivo sui processi decisionali, per indirizzare in modo più efficiente le future operazioni strategiche.

Cloud computing e collaborazione aziendale

Il cloud computing è un sistema che permette di accedere a software, spazi di archiviazione, piattaforme e applicazioni online, senza la necessità di un’infrastruttura fisica in azienda. Si tratta di una soluzione flessibile che offre numerosi vantaggi: 

• Riduzione dei costi: i prezzi previsti per l’installazione, la gestione e la manutenzione di un hardware fisico vengono tagliati , poiché l’unico costo previsto è quello relativo ai servizi utilizzati. 
• Scalabilità: lo spazio e le funzioni di una soluzione cloud  possono essere adattati in base alle esigenze di crescita dell’azienda. 
• Flessibilità: le soluzioni cloud sono più rapide da configurare e gestire, e garantiscono l’accesso a chiunque abbia le credenziali, ovunque si trovi. 
• Aggiornamento: il cloud computing permette alle aziende di restare al passo con le moderne tecnologie, poiché è sottoposto a costanti aggiornamenti. 

Un altro aspetto molto importante di queste soluzioni cloud per aziende è la loro capacità di favorire la comunicazione e la collaborazione tra membri del team, in quanto molte piattaforme che si appoggiano al cloud sono progettate per offrire spazi dove comunicare in tempo reale. Grazie alla gestione documentale digitale i lavoratori possono accedere a documenti archiviati visualizzandoli facilmente da qualunque dispositivo dotato di accesso a internet e modificandoli senza bisogno di scaricarli. Questo aspetto è molto importante per garantire un’agevole condivisione dei file e la continuità lavorativa anche da remoto, grazie agli strumenti di produttività aziendale.

Come avviare la digitalizzazione nella tua azienda

Tenendo conto dei numerosi vantaggi garantiti dalla digitalizzazione aziendale, è fondamentale sapere come integrare automazioni, AI e nuove tecnologie nei propri flussi operativi, per ottimizzare i processi, valorizzare il lavoro e ottenere un vantaggio competitivo sul mercato. 

Analisi preliminare dei processi interni

Ogni cambiamento efficace inizia con una valutazione di ciò che non funziona o semplicemente deve essere ottimizzato. Tenendo conto delle esigenze e degli obiettivi da raggiungere (come flessibilità, scalabilità, accessibilità o automazione dei processi), per migliorare l’efficienza aziendale è utile condurre prima di tutto un’attenta analisi degli attuali processi interni, in modo da evidenziare quali sono i settori e le fasi che hanno bisogno di essere digitalizzati. 

Definire questo aspetto è fondamentale per non essere sopraffatti dalle infinite possibilità della trasformazione digitale, e per mettere in evidenza le priorità. Questo può essere fatto internamente o con l’ausilio di consulenti specializzati, che si occuperanno di monitorare le performance, individuare eventuali criticità, evidenziare le possibilità di ottimizzazione dei processi e suggerire le tecnologie più adatte agli obiettivi.

Scelta delle tecnologie adatte

La scelta delle tecnologie da implementare è un’altra sfida che l’azienda deve prepararsi ad affrontare. Anche in questo caso una consulenza può essere molto utile per chiarire le idee. 

Tenendo conto degli obiettivi e delle esigenze, è possibile individuare le soluzioni digitali per imprese più utili:

• Settore logistico: software aggiornati e agili per la gestione della supply chain. 
• Produzione: automazioni industriali, software di controllo della produzione e sistemi robotici avanzati. 
• Customer Care: ChatBot dotati di Intelligenza Artificiale e NLP.
• Marketing e Sales: sistemi CRM aziendali e Big Data Analytics, strumenti di marketing automation, piattaforme e-commerce integrate con strumenti di analisi e AI. 
• Settore finanziario: Blockchain per transazioni trasparenti e sicure. 

Ognuna di queste tecnologie deve inoltre rispettare dei criteri generali, come la compatibilità con sistemi già esistenti, in modo da non affrontare costi troppo ingenti, il rispetto della sicurezza e delle normative in materia di protezione dei dati, la facilità d’uso, il rapporto qualità-prezzo, nonché la scalabilità.

Superare le difficoltà più comuni

Nel processo di digitalizzazione delle PMI, una delle difficoltà maggiori è rappresentata dalla resistenza al cambiamento, alimentata spesso dalla paura di essere sostituiti dalle macchine e dalla disinformazione sugli effettivi vantaggi di questa trasformazione. 
In primo luogo, dunque, è la cultura aziendale stessa a dover cambiare, e questo può essere fatto attraverso strategie di comunicazione chiare, che permettano ai dipendenti di colmare le proprie lacune informative. 

La leadership è direttamente coinvolta in questo aspetto, poiché è dall’alto che devono provenire iniziative e informazioni, mantenendo trasparenza e propositività. 
È utile in questa prima fase investire in corsi di formazione mirati, pensati prima di tutto per favorire la comprensione di questo processo di trasformazione, nonché per capire come sfruttare al meglio le specifiche tecnologie. 
Un altro ostacolo è infatti rappresentato dalla difficoltà a mettere concretamente in pratica le nuove nozioni – primo fra tutti la digitalizzazione dei documenti – soprattutto quando per anni sono stati utilizzati sistemi obsoleti. 

È inoltre importante fare in modo che questi cambiamenti avvengano in modo graduale, per non stravolgere la vita dei dipendenti e abbattere più facilmente le resistenze.

Come identificare e migliorare i processi interni

Ragionare su ciò che funziona o non funziona non è sufficiente: è importante prima di tutto analizzare i processi per evidenziare le possibilità di miglioramento, attraverso tool adeguati e un continuo monitoraggio. 

Tecniche di analisi e ottimizzazione

Basta poco per creare problemi all’interno di un flusso operativo: un rallentamento, anche minimo, può causare ritardi e accumuli di merci, finendo per dare vita ai cosiddetti “colli di bottiglia”, mentre alcune mancanze nella comunicazione e nella tracciabilità fanno sì che non ci sia consapevolezza di cosa succede in reparto. Le variabili sono dunque molteplici, ma possono essere tenute sotto controllo tramite la digitalizzazione e ottimizzazione dei processi. 

Ma da dove bisogna partire per assicurare che settori importanti come la supply chain e la logistica (per fare un esempio) riducano il rischio di errori e garantiscano sempre una piena efficienza? Il segreto è effettuare un’attenta analisi di questi processi, anche in questo caso attraverso l’uso della tecnologia. Esistono infatti dei software per processi aziendali avanzati che permettono a chi si occupa della gestione di questi reparti di individuare eventuali errori nella catena di fornitura. 

Una tecnologia importante che può essere integrata per analizzare e ottimizzare la catena di fornitura è l’IoT, o Internet delle Cose, ossia una rete di oggetti fisici che sono in grado di connettersi a internet per comunicare informazioni, per esempio attraverso dei sensori. Nella supply chain l’Internet delle Cose può agevolare molto l’operatività, sfruttando per esempio le funzionalità dei sensori per monitorare i veicoli per il trasporto merci, tenere sotto controllo le tempistiche, monitorare lo stato degli ambienti di conservazione di alcuni prodotti – particolarmente importante nel settore alimentare – ma anche supportare la manutenzione predittiva, monitorando lo stato di alcuni prodotti o delle loro componenti. In questo modo i sistemi IoT possono comunicare in tempo reale eventuali problemi, ritardi o blocchi nella catena di fornitura. 

L’IoT non è però l’unico sistema digitale utile in questo settore: gli addetti alla logistica e alla supply chain possono usufruire di sistemi di mappatura altamente digitalizzati per monitorare in tempo reale lo stato delle cose e individuare in modo il più possibile preciso i colli di bottiglia, i rallentamenti e problemi di altra natura. 

L’importanza del monitoraggio continuo

I vantaggi dell’innovazione in un’azienda possono essere descritti a parole, ma sono soprattutto i dati a parlare e a offrire una panoramica completa e attendibile di quanto la digitalizzazione possa cambiare in meglio l’operatività. 

L’implementazione delle nuove tecnologie deve essere sempre accompagnata da un attento monitoraggio delle performance aziendali attraverso strumenti digitali, in modo da raccogliere dati in tempo reale sui nuovi processi ed eventualmente apportare dei miglioramenti. 

Alcuni tra questi tool e sistemi informativi aziendali sono:

Applicazioni pratiche della digitalizzazione nelle aree funzionali aziendali

Negli ultimi anni la digitalizzazione è passata dall’essere un concetto astratto, quasi futuristico a diventare una delle leve più importanti per l’ottimizzazione delle funzioni aziendali. Tanto nel marketing quanto nell’HR management e nel miglioramento della logistica, digitalizzare significa innovare e potenziare, per creare un vantaggio competitivo e avere successo in un mercato sempre più complesso. 

Digitalizzazione e marketing

Nel mondo moderno, le aziende sono poste di fronte a sfide complesse, prima fra tutte affrontare un mercato sempre più saturo e dunque estremamente competitivo. Da parte sua, il cliente ha bisogno di punti di riferimento per fidelizzarsi. 
In questo senso digitalizzare aiuta l’azienda a migliorare l’offerta in base alle esigenze del cliente e a personalizzare la customer relationship. 

Questo può avvenire in primo luogo attraverso le sistemi CRM aziendali – come Salesforce, Pipedrive o Zoho – ossia dei software che consentono di raccogliere in un unico luogo tutti i dati relativi alle interazioni con i clienti, un aspetto molto importante per il marketing. Integrando il CRM con strumenti di analisi dei dati aziendali è possibile analizzare in modo rapido ed efficace tutte queste informazioni e trarne indicazioni importanti sull’anagrafica dei clienti, su interessi e passioni, sulle loro esigenze, sui comportamenti d’acquisto, sulle abitudini di navigazione sul web e di come utilizzano i social media. Informazioni importanti per guidare le future strategie di marketing. 

Impostare campagne di comunicazione personalizzate in base alle esigenze dei clienti può essere determinante per raggiungere il proprio target e fidelizzarlo, per aumentare le vendite e garantire al cliente una customer experience migliorata.

Digitalizzazione della logistica e produzione

Poiché lo scopo stesso della digitalizzazione l’ottimizzazione dei processi operativi, l’industria 4.0 – ossia il settore logistico e quello produttivo – può affidarsi alla tecnologia e alle strumentazioni digitali per una gestione informatizzata del magazzino, per ridurre al minimo gli errori, i ritardi, i colli di bottiglia e tutti quei piccoli e grandi imprevisti che impediscono l’ottimizzazione della catena di fornitura. 

Alcune soluzioni e software di controllo della produzione che permettono di farlo sono:

Digitalizzazione delle risorse umane

L’HR Management è un settore complesso, che comprende numerose operazioni: dalla gestione della talent acquisition al recruiting vero e proprio, passando per l’onboarding, la formazione, la gestione delle buste paga, delle presenze e delle assenze, e molto altro. Gestire tutto questo con sistemi obsoleti è ormai impensabile, ma la digitalizzazione offre strumenti molto utili, come il cloud computing.  

Il vantaggio di utilizzare soluzioni cloud per aziende riduce prima di tutto i costi di gestione, poiché passare da un sistema locale, rigido e di proprietà, a una soluzione agile e facilmente implementabile che prevede costi solo in base ai consumi, taglia notevolmente le spese.  
Il cloud permette inoltre di centralizzare le informazioni su talenti e dipendenti, organizzando i dati in modo ordinato e coerente e rendendoli facilmente accessibili a chi ne ha bisogno, nonché favorisce la digitalizzazione dei documenti. 

Adottare questa gestione digitale delle risorse umane riduce infine i tempi e le difficoltà causate dagli iter burocratici, limitando il carico di lavoro del team HR, e contribuisce a migliorare le comunicazioni con i dipendenti, rendendo informazioni e valutazioni più facile da consultare, il tutto ovviamente tutelando la privacy e i dati personali.

Casi di successo di digitalizzazione in aziende note

Personalizzare l’integrazione dei sistemi digitali è fondamentale per fare in modo che la digitalizzazione abbia esito positivo. In molti ambiti è tuttavia importante apprendere dai migliori, lasciandosi ispirare da ciò che per loro ha funzionato. 
Ecco dunque tre casi di aziende che hanno implementato la tecnologia con esiti positivi. 

Amazon e l’automazione della logistica

Amazon – il colosso del retail online – punta tutto su una gestione dei flussi di lavoro più rapida e attenta, ottimizzando ulteriormente la logistica, per offrire ai consumatori consegne rapide e tracciabili. 

L’elevato numero di ordini da processare quotidianamente ha messo l’azienda nelle condizioni di adottare software di controllo della produzione e sistemi di automazione dei processi, come per esempio l’utilizzo di bracci meccanici e mezzi avanzati per lo spostamento delle merci, nastri trasportatori e robot mobili progettati per il trasporto di carichi molto pesanti, integrando funzionalità come il rilevamento degli ostacoli. 

Per rimanere in tema di robotica, nell’evasione degli ordini amazon utilizza inoltre dei veicoliautomatizzati per il recupero dei pallet con le merci, robot per il prelievo dei singoli prodotti da preparare per la spedizione e macchinari automatizzati per l’imballaggio dei pacchi. Il risultato è una notevole velocizzazione delle operazioni di magazzino, che permette di spostare l’effort umano su attività a maggiore valore come task di gestione e supervisione.

Barilla e l’uso dei big data

Un’azienda che ha intuito al meglio la necessità di sfruttare i Big Data  per l’ottimizzazione dei processi è Barilla, famosa azienda alimentare produttrice di farina, pasta e sughi pronti, un brand che occupa uno spazio importante nel cuore degli italiani, ma che continua a riscuotere un grande successo anche all’estero. 

Per Barilla comprendere le esigenze del consumatore è un fattore imprescindibile per le vendite e per sviluppare un vantaggio competitivo, motivo per cui ha messo i Big Data al proprio servizio per migliorare le proprie strategie. E lo ha fatto ottimizzando i propri strumenti di analisi dei dati aziendali. 

Un esempio con cui il Gruppo Barilla cerca di conoscere il proprio pubblico in modo più approfondito è l’utilizzo di AI e sistemi avanzati di elaborazione del linguaggio naturale, in modo da analizzare le ricerche dei consumatori, le loro preferenze ed esigenze, per migliorare il servizio offerto. Il tutto gestendo la raccolta dei dati in modo da utilizzare quelli di maggiore valore e garantendo agli utenti la privacy delle loro informazioni. 

Intesa Sanpaolo e l’intelligenza artificiale

In un presente in cui l’Intelligenza Artificiale è al centro dell’attenzione, non sono solo le agenzie di marketing ad essersi dotate di questa tecnologia, ma anche le banche. Tra queste Intesa San Paolo, che nel proprio Piano di Impresa 2022-2025 ha evidenziato l’importanza di abbracciare l’innovazione tecnologica aziendale e l’AI per accompagnare l’azienda verso una trasformazione efficace. 

Tutto questo rappresenta tuttavia una sfida per il Gruppo, poiché deve garantire agli utenti una tecnologia AI che rispetti standard etici, la sicurezza dei dati, nonché il mantenimento dell’effort umano all’interno dell’operatività.

L’AI supporta il lavoro dei dipendenti come metodo di automazione gestionale, e viene utilizzata per comprendere a fondo le esigenze dei clienti, per potenziare e automatizzare le operazioni antifrode e antiriciclaggio, per effettuare un monitoraggio delle performance aziendali, ma anche come supporto alle attività di marketing. Le sperimentazioni attuate da Intesa San Paolo su questa tecnologia coinvolgono inoltre il supportoclienti, con ChatBot e AI che gestiscono le richieste di assistenza e la consulenza.