Onboarding aziendale: come motivare i dipendenti
27 Ottobre 2023 Angelo Pastorelli Gestione e Crescita Aziendale
onboarding aziendale

INDICE

L’onboarding aziendale è il processo più importante per integrare i nuovi arrivi in azienda e creare un clima interno produttivo e rispettoso. 

Se è vero che la prima impressione non si dimentica mai, dovremmo ricordarci che l’onboarding rappresenta la prima “stretta di mano” tra il nuovo dipendente e la tua azienda. Da questo primo incontro, puoi dire molto di come funziona la tua impresa, del clima aziendale e di quali sono i tuoi valori. 

Troppo spesso, però, questo passaggio fondamentale viene sottovalutato o trascurato, facendoti perdere potenzialmente l’opportunità di guadagnare un talento nel tuo team. L’integrazione di nuovi dipendenti segue delle logiche specifiche, che possono adattarsi alla mission e ai principi guida della tua azienda. Vediamo insieme come costruire processi di onboarding aziendale e come trovare il TUO personale modello di onboarding per coinvolgere i tuoi collaboratori.

Cosa si intende per onboarding aziendale?

L’onboarding aziendale consiste nel processo di inserimento in azienda dei nuovi dipendenti, utile per integrarli al meglio nel contesto organizzativo. 

A differenza di quello che spesso si legge online, l’inserimento aziendale va ben oltre la semplice firma del contratto, la definizione del ruolo e la consegna di una scrivania. Al contrario, l’aspetto “burocratico” è (o dovrebbe essere) solamente una piccolissima parte del processo.

L’onboarding è una strategia fatta da processi utili accogliere, integrare e formare i nuovi dipendenti in un’organizzazione. Per assolvere a questa funzione, l’onboarding deve mostrare ai neoassunti la cultura, la visione, la missione e i valori aziendali. 

Il modo in cui gestisci questi processi può fare la differenza nell’inserimento dei neoassunti in azienda, ma anche nelle performance della tua organizzazione: secondo Zippia, le imprese con solidi processi di onboarding aumentano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e migliorano la produttività del 70%.

Quali sono i vantaggi dell’onboarding?

Risultati e benefici dell’onboarding aziendale sono immediatamente tangibili, sia per il tuo team, sia per i nuovi assunti. I vantaggi di creare un processo di inserimento “istituzionalizzato” sono tantissimi, dal miglioramento delle performance alla riduzione del turnover.

Tutti i migliori esempi di onboarding aziendale sono accomunati da un approccio strutturato e ben definito, che pone l’accento su alcuni elementi chiave come i materiali di supporto, la comunicazione interna e il mentoring. Tutto questo crea poi dei benefici con un impatto diretto sulla produttività aziendale.

Aumento delle performance

Il legame tra onboarding aziendale e performance del dipendente è solidissimo. Sapere come motivare i dipendenti è utile per migliorare la produttività aziendale e crescere più velocemente. 

Immagina che oggi sia il tuo primo giorno di lavoro in una nuova azienda. Un tuo diretto superiore ti assegna un compito da portare a termine entro una settimana. Tu, però, non sai assolutamente nulla di quel compito, dell’approccio di lavoro aziendale e delle aspettative dei tuoi manager. 

Pensi che saresti in grado, con queste premesse, di portare a termine il lavoro? La risposta è, con ogni probabilità, assolutamente no. Quando manca la fase di onboarding, succede esattamente questo: i tuoi collaboratori NON sanno cosa devono fare e, quindi, non possono farlo (o peggio, lo fanno male).

Chiarire ai tuoi collaboratori quali sono le loro responsabilità e qual è il metodo di lavoro aziendale aumenta la produttività e le prestazioni, anche dell’11% fin dal primo giorno.

Riduzione del turnover

Inserire collaboratori validi in azienda non basta per aumentare la produttività aziendale. Se parlerai con un HR, la prima cosa che ti dirà è che il difficile non è portare dentro un nuovo dipendente, ma mantenerlo all’interno del team per quanto più tempo possibile. I processi di onboarding ti aiutano ad acquisire e fidelizzare talenti, riducendo il turnover. 

Secondo Glassdoor, il tasso di abbandono dei dipendenti nel primo anno di lavoro è del 18%. L’onboarding può avere un impatto su questo dato e dare ai tuoi collaboratori tanti ottimi motivi per rimanere.

Riduzione dello stress

Un piano di inserimento in azienda riduce anche lo stress dei collaboratori, facilitando la ricerca di un equilibrio sano tra lavoro e vita privata. Quando non c’è un onboarding, il controllo sulle azioni di un nuovo assunto è molto più serrato e la pressione potrebbe influire negativamente sul suo lavoro.

La cura per l’integrazione di nuovi dipendenti, la comunicazione chiara delle regole e il supporto costante di un mentore possono facilitare i compiti di un collaboratore, che saprà perfettamente cosa fare senza sentirsi “sorvegliato”.

Come si fa: le fasi dell’onboarding aziendale

L’onboarding aziendale è un processo strutturato che si svolge in diverse fasi, ognuna delle quali ha un obiettivo specifico per facilitare l’inserimento di un nuovo membro nel team.

Anche se le fasi dell’onboarding aziendale possono essere personalizzate in base alle esigenze della tua azienda (ad esempio, possono cambiare se l’azienda ha sedi fisiche o se lavora solo da remoto), ci sono delle “costanti” che dovresti sempre prevedere in un processo che funziona.

1

Preparazione

Prima che il nuovo dipendente inizi ufficialmente a lavorare in azienda, dovrai preparare tutto ciò di cui avrà bisogno. Ad esempio, dovrai preparare la sua postazione di lavoro, dargli l’accesso ai sistemi informatici e comunicare con il team per informarli della new entry.

2

Primo giorno in azienda

Il primo giorno è importantissimo per fare una buona impressione e costruire un clima positivo e di fiducia nell’accoglienza di un nuovo membro del team. Durante questa fase, dovrai mostrare al tuo nuovo collaboratore ogni stanza dell’ufficio, tutti i materiali informativi della tua azienda (compresi organigrammi e mansionari) e raccontare storia, cultura, mission e vision dell’azienda. Altrettanto importante è la presentazione agli altri colleghi.

3

Formazione e orientamento

Dopo un primo momento di “assestamento”, inizia la fase di formazione vera e propria. Qui dovrai concentrarti sulla formazione del nuovo collaboratore, concentrandoti sulle sue specifiche responsabilità lavorative e mostrando strumenti e software specifici, oltre alle procedure aziendali da seguire.

4

Mentorship

Per accompagnare il nuovo dipendente nel suo percorso di ambientamento, molti processi di onboarding includono un “onboarding buddy” o un mentore. Questa persona ha il compito di sostenere la persona rispondendo alle sue domande e offrendo supporto professionale ed emotivo per le prime settimane.

5

Feedback

Dopo un determinato lasso di tempo, solitamente 30, 60 o 90 giorni, è tempo di offrire al tuo nuovo dipendente i primi feedback. Questo può aiutarlo a identificare eventuali aree di miglioramento e a far sentire il tuo collaboratore ascoltato e apprezzato.

La checklist dell’onboarding aziendale

Come abbiamo visto, l’onboarding aziendale virtuale e dal vivo richiede una serie di step indispensabili per accogliere un nuovo membro del team. Noi in ROMI utilizziamo una checklist che ci aiuta a definire tutte le cose da fare ogni volta che accogliamo un nuovo specialist nel nostro team. 

Scarica qui la nostra Onboarding Checklist

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Quali sono le figure coinvolte nell’inserimento dei nuovi dipendenti in azienda?

Come ogni processo “complesso”, anche l’onboarding coinvolge più figure all’interno di un’azienda. Uno degli errori più comuni è pensare che l’unico responsabile dell’inserimento di un collaboratore in azienda sia il solo imprenditore o, al massimo, il responsabile HR. In realtà, tutti hanno un ruolo nelle procedure di inserimento, più o meno rilevante.

1

Responsabile delle Risorse Umane

Il responsabile HR ha il compito di gestire l’intero processo di onboarding, dalla pianificazione alla realizzazione. Dovrà anche assicurarsi che tutti i documenti e le procedure siano in ordine e che il nuovo dipendente abbia tutto ciò che gli serve per lavorare.

2

Tutor o mentor

Un buon mentore è una persona interna all’azienda che ha il compito di guidare il nuovo assunto durante le prime settimane, rispondendo alle domande e aiutandolo a integrarsi nella cultura aziendale. 

3

Manager o supervisore diretto 

Il manager deve “iniziare” il collaboratore dandogli le giuste informazioni sul lavoro, sulle procedure aziendali e sulle responsabilità a cui dovrà assolvere.

4

Colleghi di lavoro

Il team di lavoro può offrire sia un supporto professionale, condividendo informazioni utili a supporto del lavoro, sia un supporto emotivo, facendo sentire il nuovo arrivato ben accolto.

5

IT e Amministrazione 

I team tecnici servono per dare accesso a tecnologie e tools per l’onboarding aziendale, oltre che per condividere risorse e credenziali per accedere ai sistemi informatici della tua organizzazione.

Mentoring nel processo di onboarding aziendale

Coinvolgere un mentore è utilissimo in un processo di un onboarding.

Per il nuovo assunto, il mentore sarà un punto di riferimento per imparare di più sulla cultura aziendale, sollevarlo da particolari dubbi e dare consigli concreti per migliorare nel suo lavoro

Allo stesso modo, i vantaggi riguarderanno anche il mentore che sceglierai, perché potrà mettersi alla prova e aiutare un collega a crescere, migliorando le sue capacità di dialogo e anche la sua stessa conoscenza dell’azienda in cui lavora.

Onboarding aziendale e coinvolgimento del team

Come abbiamo detto, l’onboarding non è solo una “questione” tra nuovi assunti e management. Ogni membro del team, infatti, è chiamato a dare un contributo per far sentire accolto un nuovo arrivo in azienda. 

Quando un nuovo dipendente entra in un’azienda, porta con sé nuove idee, competenze e anche aspettative per questa collaborazione. 

Starà al manager, ma anche al team, lo sforzo di “sfruttare” questo entusiasmo e queste nuove idee, dando la disponibilità a collaborare per la realizzazione. Sentirsi ascoltati è il cuore di un processo di onboarding: ecco perché i colleghi possono coinvolgere i dipendenti neoassunti in sessioni di brainstorming, ma anche in chiacchierate informali per conoscersi meglio. 

Una best practice che utilizziamo anche all’interno di ROMI è l’organizzazione di una riunione di presentazione dei nuovi ingressi al team, dove ciascuno può raccontare brevemente chi è, quale ruolo ricopre e in che modo potrà supportare il collega nel suo inserimento.

Quali sono gli errori da evitare assolutamente in un processo di onboarding?

Parlare di inserimento di nuove risorse vuol dire, per un imprenditore, cimentarsi in sfide e soluzioni dell’onboarding aziendale che prevedano l’ascolto, il supporto e la comprensione delle esigenze delle persone. Questo processo, come sai, non è semplice e può esporti ad errori piccoli e grandi.

Noi stessi abbiamo rivisto più volte il nostro processo di onboarding e, in passato, abbiamo commesso degli errori che hanno influito negativamente sul clima aziendale (ma poi abbiamo imparato la lezione!).

Ecco cosa ti consigliamo di NON fare assolutamente in un processo di onboarding:

❌ Non avere una strategia di onboarding

Non avere un programma di onboarding chiaro e definito può creare confusione all’interno del team e “intralciare” l’accoglienza dei nuovi dipendenti. Ti consigliamo di avere una roadmap con tutti gli step del tuo processo di onboarding

❌ Sovraccaricare i nuovi assunti

Dare troppe informazioni in pochissimo tempo può disorientare i nuovi collaboratori e farli sentire inadeguati e frustrati. Prenditi (e concedi) il giusto tempo per apprendere le procedure aziendali.

❌ Mancanza di supporto

L’assenza di ascolto e di supporto rischia di far sentire soli i nuovi dipendenti, senza punti di riferimento e senza nessuno che li guidi in questo inserimento. Ecco perché avere un mentore o un “buddy” può sopperire a questo problema.

❌ Assenza di feedback

I feedback sono indispensabili per migliorare e per far crescere una nuova risorsa. Dai sempre feedback precisi e in grado di far capire immediatamente a chi li riceve cosa deve migliorare.

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Angelo Pastorelli Romi

AUTORE

Angelo Pastorelli

CEO

Sono un imprenditore da oltre 10 anni e ho fondato ROMI con l'obiettivo di creare una realtà che possa essere artefice della crescita delle società che vendono Servizi in Italia.

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