Prioritizzazione: perché sviluppare le giuste competenze è essenziale per la tua azienda

Sai che, secondo il report “Closing the Skills Gap” di Wiley, le competenze tecniche hanno ormai una durata utile di circa due anni o meno? ​

Fino a qualche anno fa, le competenze acquisite duravano (quasi) tutta la vita professionale, soprattutto in alcuni lavori. Siamo stati abituati a studiare all’Università, acquisire un set di competenze ed entrare nel mondo del lavoro per metterle in pratica. 

Con il digital e la nascita di tante tecnologie come l’Intelligenza Artificiale, la vita media di una competenza si è ridotta drasticamente. Se è vero che le competenze che abbiamo diventano obsolete nel giro di pochi mesi, la vera domanda non è più “quali competenze servono?”, ma “quali competenze servono adesso?”.​

Per questo motivo, la prioritizzazione delle competenze in azienda è una leva strategica per garantire che ogni investimento in formazione generi un ritorno concreto. Vuol dire, di fatto, saper distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante, tra ciò che serve oggi e ciò che potrebbe servire domani per crescere. 

Definizione di prioritizzazione

Per dare una prima definizione di prioritizzazione, prendo in prestito un aforisma di Warren Buffett:  “La chiave non è nelle priorità, ma nella capacità di dire di no”.

Se pensiamo alle organizzazioni moderne, la gestione delle priorità è diventata una competenza trasversale essenziale.  Saper prioritizzare, infatti, è un modo per riconoscere quali competenze, progetti, persone o strumenti meritano davvero attenzione e investimento da parte di un imprenditore.

Applicando questo concetto allo sviluppo delle competenze, la prioritizzazione è utile per evitare corsi inutili, percorsi formativi molto generici o scelte legate alla “moda”.

Il principio di Pareto e la legge 80/20

Rimanendo in tema di efficienza aziendale, una delle prime “regole” da conoscere è il Principio di Pareto. Lo conosci forse come legge 80/20: l’idea che, in moltissimi casi, l’80% dei risultati deriva dal 20% delle attività.

Volendo applicare questo principio alla formazione e alla gestione del talento in azienda, la prima cosa da capire è che non tutte le competenze hanno lo stesso impatto. Non tutti gli investimenti formativi producono valore e non tutti i task portano risultati concreti.

Usare la logica dell’80/20 significa chiedersi: 

Il Principio di Pareto ci aiuta, quindi, a semplificare e a scegliere meglio.

Che competenze servono per prioritizzare in modo efficace?

Molto spesso il concetto di gestione delle priorità viene assimilato ad una semplice lista di cose da fare. Questo, però, è un errore e un potenziale limite: dietro a questo concetto, infatti, c’è molta strategia, indispensabile per guidare le decisioni dal punto di vista operativo.

Se vuoi sviluppare una cultura aziendale orientata alla prioritizzazione strategica, dovrai allenare una serie di competenze trasversali, come pensiero critico, visione sistemica e abilità comunicative. 

Nei prossimi paragrafi vedremo quali sono le skill che fanno davvero la differenza quando si tratta di scegliere (e difendere) le giuste priorità.

Capacità di analisi delle attività

La prima competenza da allenare per una buona gestione delle priorità è la capacità di analisi. Ciò vuol dire saper valutare le attività aziendali in base al loro impatto reale sul business e non solo sulla base dell’urgenza percepita.

Per farlo, si possono utilizzare strumenti concreti, come un’analisi costi-benefici per capire se un’attività merita tempo e risorse. Allo stesso tempo, per analizzare, è importante definire e monitorare con costanza i KPI aziendali, che ci permettono di misurare quanto un’azione contribuisca agli obiettivi strategici.

Ecco una domanda utile da porsi ogni volta che ci troviamo a pianificare qualcosa: “Questa attività genera valore oppure è solo una consuetudine?”

Abilità nel decision making

Una delle competenze più trasversali e strategiche per ogni imprenditore o team leader è la capacità di prendere decisioni in modo rapido, consapevole e misurato. 

Dietro le scelte strategiche più efficaci ci sono veri e propri processi decisionali strutturati. Uno dei modelli più interessanti da applicare è il Decision-Making Framework di Eisenhower, che aiuta a distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante (lo vedremo nel prossimo paragrafo). 

Gestione del tempo e delle risorse

Se c’è una cosa che ogni azienda ha in comune, è questa: il tempo è sempre meno di quanto vorremmo. Ecco perché saper lavorare sull’ottimizzazione del tempo e sull’allocazione delle risorse è una delle competenze che possiamo considerare fondamentali in una strategia di prioritizzazione.

Anche in questo caso, ci sono diverse strategie da mettere in pratica. Tra le più famose, c’è l metodo “Time Blocking”, usato anche da Elon Musk. 

Questo approccio consiste nel suddividere la giornata in blocchi temporali ben definiti, ognuno dei quali è riservato a un’attività specifica, senza distrazioni né multitasking. L’obiettivo è massimizzare la concentrazione e ridurre il tempo “perso” tra un’attività e l’altra.

Ad esempio, invece di avere una lista generica di cose da fare, con il Time Blocking dedichi una fascia oraria precisa alla scrittura di un report, una alla riunione con il team, una alle risposte email e così via. 

Strumenti e tecniche per migliorare la prioritizzazione

Non tutte le attività in azienda hanno lo stesso peso, lo stesso impatto o la stessa urgenza. 

Fortunatamente, oggi esistono strumenti e tecniche collaudate che aiutano imprenditori e team a prendere decisioni migliori, più rapide e più consapevoli su dove concentrare tempo, energie e risorse. Alcuni sono così semplici da poter essere applicati in 5 minuti; altri richiedono un’analisi più strutturata ma possono fare davvero la differenza nella gestione operativa e strategica di un’azienda. Vediamoli insieme.

Utilizza la matrice di Eisenhower

“Ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante”.

Questa frase dell’ex presidente USA ha ispirato uno degli strumenti più utilizzati in assoluto per la gestione delle priorità: la matrice di Eisenhower.

La logica è molto semplice: secondo questa matrice, ogni attività che svolgi può essere classificata in base a due dimensioni, ovvero urgenza e importanza. Mettendole su un asse cartesiano, ottieni quattro quadranti decisionali:

Un consiglio in più: crea una lista settimanale delle tue attività e assegna ogni voce a un quadrante. Noterai subito dove stai sprecando risorse e dove invece devi concentrare la tua attenzione.

Definisci obiettivi SMART

Per migliorare la produttività e dare struttura al lavoro quotidiano, avrai bisogno di obiettivi chiari. Uno dei framework più efficaci nel goal setting è il metodo SMART.

SMART è l’acronimo di:

• Specific (Specifico)
• Measurable (Misurabile)
• Achievable (Raggiungibile)
• Relevant (Rilevante)
• Time-bound (Con una scadenza)
  

Facendo un esempio concreto, in obiettivo come “voglio migliorare il customer service” è troppo vago. Un obiettivo SMART potrebbe essere invece: “Ridurre del 15% il tempo medio di risposta ai ticket entro il Q3 dell’anno”.

Utilizzare questo approccio ti aiuta non solo a chiarire cosa vuoi ottenere, ma anche come e quando. Inoltre, rende più semplice la misurazione delle performance, perché ogni step ha un criterio di valutazione preciso.

Prova il metodo MoSCoW

Un metodo molto “visivo” e utile per organizzare le priorità, soprattutto se lavori su progetti complessi, è il metodo MoSCoW. 

Questo metodo è particolarmente diffuso nel project management e nello sviluppo Agile, ma può essere applicato efficacemente anche alla pianificazione aziendale quotidiana.

L’acronimo MoSCoW rappresenta le quattro categorie con cui puoi classificare le attività:

• Must have, ovvero le attività imprescindibili, senza le quali il progetto fallisce;
• Should have, ossia le attività importanti, ma non critiche: possono essere rimandate se necessario;
• Could have, ovvero le attività utili ma non essenziali, da gestire solo se resta tempo o budget;
• Won’t have (for now), ossia le attività da escludere nella fase attuale, magari da riconsiderare in futuro.
  

Volendo fare un esempio pratico, in fase di lancio di un nuovo prodotto, potresti classificare come Must have lo sviluppo del sito web, Should have la creazione di contenuti social, Could have un video promozionale e Won’t have una campagna stampa.

Benefici di una corretta prioritizzazione per l’azienda

Sappiamo bene che in azienda il tempo non basta mai (e le risorse neanche). La verità è che non puoi fare tutto, ma fare le cose giuste, come abbiamo visto, può avere un impatto incredibile sulla tua crescita. Ecco i benefici più interessanti.

Aumento dell’efficienza operativa

Per prima cosa, una corretta prioritizzazione ti permette di eliminare il superfluo e rendere più snelle le operazioni quotidiane. Efficienza, di fatto, vuol dire lavorare meno, ma meglio.
Per riuscirci, crea un elenco di tutte le attività ricorrenti, assegna un valore d’impatto e inizia a mappare le attività che possono essere automatizzate o eliminate. È il primo passo per una vera ottimizzazione dei processi.

Miglioramento della produttività del team

Un team confuso è un team lento. Quando non c’è chiarezza sulle priorità, le persone lavorano “in parallelo” ma non “insieme”. Al contrario, una buona gestione delle priorità crea coordinamento, rafforza il team management e migliora il flusso operativo.

All’inizio della settimana, dedica 30 minuti con il team solo per allineare le 3 priorità strategiche. Il resto si costruirà intorno a quelle.

Riduzione dello stress e miglioramento del clima aziendale

Una cultura aziendale che sa su cosa investire riduce lo stress e migliora il clima interno.
La capacità di scegliere le priorità da parte di imprenditori e manager protegge le persone dal sovraccarico, aiuta a gestire le aspettative e aumenta l’engagement aziendale.

Conclusioni

La gestione delle priorità , è una competenza che ogni azienda deve coltivare se vuole crescere davvero e in modo sostenibile. Molto spesso, la percezione che abbiamo è che tutto sia “urgente”: la vera sfida è capire cosa è davvero importante.

Ti servono strumenti, ma soprattutto ti serve un cambio di prospettiva: non devi per forza fare di più, ma fare meglio.