Cos’è il project charter e perché è fondamentale per la tua azienda

Hai mai iniziato un progetto senza avere una visione chiara di tutti i dettagli? Se sì, allora saprai perfettamente quanto possa essere rischioso. 

Avviare un progetto senza una direzione precisa vuol dire spesso una sola cosa: le risorse vengono sprecate, i tempi si dilatano e il team potrebbe trovarsi a lavorare su obiettivi confusi o persino in contrasto tra loro. In altre parole, per farti un esempio pratico, sarebbe come voler costruire una casa senza un progetto architettonico.

Al contrario, avere a disposizione una  “mappa” per gestire un progetto significa conoscere, nello specifico, gli obiettivi da raggiungere, le risorse necessarie (sia umane che economiche) e le tempistiche da rispettare.

Questa mappa esiste e si chiama project charter. Si tratta di un documento che rappresenta il punto di partenza di ogni progetto ben strutturato, che mette nero su bianco obiettivi, scopi e responsabilità. L’obiettivo è facilitare il lavoro di tutti i soggetti coinvolti e ridurre il rischio di incomprensioni o di insuccessi legati al tuo progetto. Ci sono molti aspetti da valutare quando si costruisce un project charter: vediamoli insieme.

Definizione di project charter

Il project charter è un documento formale nell’ambito del project management, che definisce l’inizio ufficiale di un progetto. 

In pratica, si tratta di una vera e propria guida di riferimento per tutte le fasi successive, che delinea in modo chiaro e conciso gli elementi fondamentali del progetto: obiettivi, ambito, risorse necessarie, ruoli e responsabilità e potenziali rischi. 

Per farti capire meglio a cosa si riferisce, il project charter risponde a queste 5 domande:

Il suo scopo principale, quindi, è costruire una visione strategica del progetto, garantendo l’allineamento tra le parti coinvolte e stabilendo una base comune per il team di lavoro e gli stakeholder. 

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Gli elementi chiave di un project charter 

Anche se ogni progetto è a sé e ha una sua identità, un project charter segue una struttura specifica e, soprattutto, è composto da una serie di elementi che garantiscono una pianificazione chiara e una gestione efficace del progetto. 

Questi elementi servono a delineare le basi su cui verranno prese le decisioni e, di conseguenza, che tutte le persone coinvolte siano allineate sugli obiettivi, le risorse e le tempistiche. Gli elementi di cui parlo sono:

• Sintesi iniziale e sponsor del progetto 
• Obiettivi del progetto 
• Scope del progetto 
• Ruoli e responsabilità 
• Risorse necessarie 
• Cronologia e milestones 
• Rischi e assunzioni principali

Per semplificare, però, possiamo dire che le tre principali cose che ci serve sapere per un project charter sono i perché (ovvero, cosa vogliamo raggiungere), il come (ovvero, cosa dobbiamo fare nel concreto) e il chi (ovvero, le persone coinvolte, ma anche le risorse più in generale).

Sintesi iniziale e sponsor del progetto 

Ogni project charter inizia con una sintesi iniziale, che ha la funzione di una panoramica generale del progetto. In pratica, è una sorta di introduzione che spiega in poche righe di cosa si tratta e qual è la sua finalità.

Ovviamente, per essere efficace, la sintesi deve essere chiara e concisa, in modo che chiunque possa capire immediatamente la direzione del progetto. Un altro elemento importantissimo è lo sponsor del progetto. Lo sponsor in un project charter non è altri che un individuo o gruppo che è responsabile di supportare il progetto, gestendo le risorse e prendendo decisioni. 

Obiettivi del progetto 

Altro must-have in un project charter riguarda sicuramente gli obiettivi del progetto. Pensaci un attimo: sarebbe impossibile definire una progettualità, di qualunque tipo, senza sapere dove vuoi arrivare. 

Ecco perché gli obiettivi devono essere definiti chiaramente all’interno del project charter.

Questi obiettivi devono avere delle caratteristiche specifiche, che posso riassumere in un acronimo: SMART.

Gli obiettivi SMART devono essere: 

• Specifici, ovvero chiari e ben definiti. 
• Misurabili, ovvero devono poter essere quantificati per monitorare i progressi.
• Attuabili, ovvero devono essere realistici e alla portata del team. 
• Rilevanti, ossia allineati con la strategia aziendale e con un impatto concreto.
• Temporizzati, ossia legati a una scadenza precisa per il loro raggiungimento.

Scope del progetto 

Il project scope (in italiano, “ambito”) definisce i confini del progetto, specificando cosa è incluso e cosa è escluso. 

Capire qual è l’ambito in cui agiamo permette di stabilire con chiarezza le attività da svolgere, i deliverable da produrre e i risultati attesi, evitando così possibili incomprensioni o cambiamenti improvvisi durante l’esecuzione del progetto. 

Un buon progetto non può funzionare senza il project scope: questo è essenziale per mantenere il team focalizzato sugli obiettivi principali e garantire che le risorse siano allocate in modo efficiente. 

Ruoli e responsabilità 

Oltre ad ambito e obiettivi, definire i ruoli del progetto e le responsabilità di tutti i partecipanti al progetto è altrettanto importante per assicurarti che ogni compito venga svolto da chi ha le competenze giuste. 

Ci possono essere diverse figure all’interno di un progetto, a seconda della sua natura. Partiamo dal project manager, che ha la responsabilità generale delle attività, agli stakeholder del progetto, che influenzano o sono influenzati dal progetto. Ogni professionista avrà un ruolo ben definito all’interno del project charter. Parlando, ad esempio, dei compiti del project manager, questi sono in genere:

• Pianificare e coordinare tutte le fasi del progetto, per garantire che siano rispettate le scadenze e gli obiettivi stabiliti;
• Gestire il team di progetto, assegnando compiti e responsabilità in base alle competenze di ciascun membro;
• Monitorare il budget e le risorse, verificando che non ci siano sforamenti o utilizzi inefficienti delle risorse disponibili;
• Identificare e gestire i rischi, proponendo soluzioni e strategie per mitigarli;
• Comunicare con gli stakeholder, mantenendoli informati sui progressi e risolvendo eventuali problemi che potrebbero sorgere durante lo sviluppo del progetto.

Risorse necessarie 

Non esiste progetto senza risorse associate. Le risorse del progetto comprendono tutto ciò che è necessario per portare a termine il progetto con successo. Attenzione, però: molti imprenditori, quando si parla di “risorse”, pensano si faccia riferimento solamente ai budget. In realtà, il concetto di risorse è molto più ampio e include le risorse umane, come il personale qualificato e quelle materiali, come le attrezzature. 

Per poter definire queste risorse, dovrai definire il budget del progetto, che deve coprire tutte le spese previste.

Cronologia e milestones 

Passiamo ora ad un tema altrettanto importante quando si parla di project charter, ovvero la timeline del progetto. Si tratta della pianificazione temporale che indica quando devono essere completate le diverse fasi del progetto. All’interno di questa timeline, le milestones sono dei punti di controllo importanti che segnano il completamento di fasi del progetto specifiche. 

Come per ogni attività di digital marketing, infatti, l’analisi dei dati, il monitoraggio e il tracciamento ci serviranno per mantenere il progetto sulla buona strada, garantendo che vengano rispettate le scadenze per ogni step.

Rischi e assunzioni principali

Anche se a volte può essere difficile da quantificare, ogni progetto comporta un certo numero di rischi. Nel project charter, dovrai elencare i principali rischi del progetto che hai identificato, identificati, insieme alle riflessioni fatte durante la pianificazione. 

Facciamo un esempio concreto. Uno dei rischi più comuni in un progetto riguarda l​​e tempistiche. Un ritardo in una fase del progetto può infatti avere un effetto a cascata su tutte le fasi successive, causando slittamenti che compromettono il rispetto delle scadenze finali. Per mitigare questo rischio, dovrai pianificare margini di tempo e strategie di recupero per eventuali imprevisti. Oltre ai rischi, nel project charter dovrai inserire anche le assunzioni principali, ovvero ipotesi fatte durante la pianificazione che potrebbero influenzare il progetto. Un esempio fra tutti potrebbe essere la disponibilità continua di risorse o la stabilità del budget approvato nel tempo.

Perché il project charter è fondamentale per la tua azienda 

Come avrai capito, il project charter non è solo una questione “burocratica” che riguarda la gestione dei progetti. Al contrario, è uno strumento essenziale per garantire che ogni progetto aziendale sia avviato nel modo corretto, con obiettivi chiari, ruoli definiti e risorse allocate. Ci sono diversi motivi per cui il project charter è fondamentale per il successo della tua azienda: ecco quelli che considero più importanti.

Allineamento strategico e chiarezza 

Uno dei principali vantaggi del project charter è che garantisce l’allineamento tra gli obiettivi del progetto e gli obiettivi strategici dell’azienda. Avere una visione del progetto chiara e condivisa evita di disperdere energie su attività che non sono allineate ai macro obiettivi della tua azienda. Al contrario, un project charter deve chiarire fin da subito come il progetto contribuirà alla strategia aziendale e qual è l’impatto che avrà.

Comunicazione efficace con gli stakeholder 

Un altro aspetto importantissimo del project charter è che facilita una comunicazione chiara e costante con gli stakeholder del progetto. Come spieghiamo anche in questo articolo, la trasparenza è fondamentale durante tutto il ciclo di vita del progetto e il project charter è sicuramente un’ottima base per mantenere tutti informati sui progressi, le scadenze e le modifiche che potrebbero verificarsi.

Prevenzione dei rischi e gestione delle aspettative 

Uno dei motivi per cui un project charter può fare la differenza in azienda è perché ti aiuta a identificare i rischi potenziali fin dalle fasi iniziali del progetto, La gestione dei rischi ti servirà per prevenire problemi futuri e per fare in modo che il progetto sia allineato alle aspettative degli stakeholder. 

Ciò si traduce, nel concreto, in una definizione di quello che il progetto vuole raggiungere e cosa non rientra nel suo scopo. In questo modo potrai evitare malintesi, prevenire richieste irrealistiche e mantenere il progetto nei confini concordati, sia in termini di tempistiche che di budget. 

Come redigere un project charter efficace 

Abbiamo parlato a lungo della struttura di un project charter e dei suoi benefici. Ora, la domanda a cui voglio rispondere è: come redigere un project charter da zero?

In questo caso, considero fondamentali tre elementi:

• Coinvolgimento delle parti interessate 
• Utilizzo di template e best practice
• Verifica e approvazione del project charter

Vediamo come fare nel concreto.

Coinvolgimento delle parti interessate 

Nessun project charter può essere creato senza coinvolgere i diretti interessati, ovvero i tuoi stakeholder. Gli stakeholder di un progetto possono essere di diversa natura: possiamo parlare di clienti, manager o fornitori, che devono avere l’opportunità di dare i loro input e condividere le loro aspettative. 

Il coinvolgimento di un team di progetto fin dall’inizio è un modo per garantire che tutti siano allineati sugli obiettivi del progetto e aiuta a identificare i potenziali ostacoli o rischi che potrebbero emergere durante lo sviluppo. 

Utilizzo di template e best practice 

Per semplificare la gestione di un project charter e la sua realizzazione, puoi iniziare creando il tuo template. Puoi farlo utilizzando strumenti come una presentazione in PowerPoint, se vuoi una rappresentazione visiva, oppure un documento più strutturato in Word o Google Docs, per un formato testuale. Ogni template dovrebbe contenere queste informazioni (di cui ti ho già parlato in precedenza nel dettaglio):

• Sintesi del progetto: una panoramica generale, che descriva gli obiettivi e lo scopo del progetto. 
• Ruoli e responsabilità: un elenco delle persone coinvolte e delle loro mansioni.
• Obiettivi e Scope: obiettivi SMART e il perimetro del progetto. 
• Risorse e budget: specifiche sulle risorse necessarie e sui costi. 
• Milestones e timeline: le tappe più importanti del progetto e le scadenze. 
• Analisi dei rischi: gestione dei principali rischi e delle strategie di controllo.

Ecco un esempio di template.

Verifica e approvazione del project charter 

Una volta completata la scrittura del project charter, dovrai sottoporlo a un processo di verifica e approvazione. Anche nella fase di verifica, gli stakeholder principali dovrebbero essere coinvolti nel controllo del progetto per garantire che tutte le informazioni siano corrette e che il documento rifletta le aspettative e i risultati del progetto.

L’approvazione formale del project charter sancisce, di fatto, la partenza “ufficiale” del progetto.

Conclusioni

Per concludere,  il project charter è uno strumento necessario per la gestione efficace di qualsiasi progetto aziendale. Ti servirà per definire gli obiettivi, l’ambito, i ruoli e le responsabilità, oltre ad essere una guida per l’intero team.

Creare un project charter solido e ben strutturato ti aiuta a prevenire rischi, a gestire meglio le aspettative e ad assicurarti il supporto necessario per il successo del progetto.