La sicurezza nel CRM: come proteggere i dati aziendali

I CRM stanno vivendo un vero “momento d’oro” e, come per ogni strumento che vive una crescita, c’è un altro lato della medaglia, che riguarda la sicurezza. La sicurezza del CRM deve essere una priorità per tutte le aziende che scelgono di affidarsi a questa soluzione per gestire i loro dati.

All’interno di un CRM, infatti, ci sono tantissime informazioni sensibili, dalla data di nascita dei clienti ai dettagli finanziari, rendendo questi sistemi un bersaglio per gli attacchi informatici. Una violazione dei dati può crearti danni finanziari (pensa, ad esempio, alle multe per violazione del GDPR), ma anche danneggiare irreparabilmente la tua reputazione, minando la fiducia dei clienti e compromettendo le relazioni a lungo termine.

La buona notizia è che ci sono diversi approcci da integrare per la protezione dei dati aziendali: vediamo insieme come salvaguardare la tua sicurezza e quella dei tuoi clienti.

L’importanza della sicurezza dei dati aziendali

Oggi è impossibile parlare di marketing senza parlare anche di protezione dei dati aziendali. Le violazioni di sicurezza sono sempre più comuni e il loro impatto è molto amplificato rispetto al passato: pensa che, secondo uno studio promosso da IBM, la spesa media globale associata a una violazione dei dati ha raggiunto circa 4,45 milioni di dollari nel 2023, con un +15% rispetto ai tre anni precedenti.

Ecco perché investire in sicurezza informatica è una priorità assoluta: la cybersecurity protegge solo le informazioni sensibili dei clienti, ma salvaguarda anche l’integrità e la continuità delle operazioni aziendali. Senza dei protocolli di sicurezza, esponi la tua azienda a diversi rischi come:

• Perdita di denaro e di efficienza
• Danni alla reputazione 
• Sanzioni legali per non aver protetto adeguatamente i dati dei clienti

L’evoluzione delle minacce informatiche

Le minacce informatiche hanno subito una rapida evoluzione negli ultimi anni, diventando sempre più sofisticate e difficili da rilevare. Ciò che in passato poteva essere respinto con semplici firewall e software antivirus, oggi richiede un approccio molto più complesso.

Purtroppo, le statistiche ci dicono che gli attacchi stanno aumentando e che l’Italia è “maglia nera” in strategie di difesa da cyber attacchi: stando al rapporto Clusit 2024, in Italia è stato registrato un +65% di attacchi informatici nel 2023. Il problema, però, è lontano dall’essere solo italiano: dal 2018 al primo semestre 2023, il Clusit ha classificato undicimila attacchi in tutto il mondo. 

Le innovazioni nella sicurezza dei dati sono la risposta per prevedere, identificare e contrastare gli attacchi in modo più efficace. Le strategie, infatti, devono adattarsi continuamente per tenere il passo con tecniche sempre nuove, come il phishing avanzato, il ransomware, e gli attacchi zero-day, che sfruttano vulnerabilità non ancora note o non corrette. 

Principali rischi per la sicurezza del CRM

Essendo i CRM delle vere roccaforti di dati, sono sempre più esposti a rischi di sicurezza informatica. Ecco quelli più comuni che potresti ritrovarti ad affrontare. 

Phishing e attacchi di malware 

Il phishing e gli attacchi di malware sono due delle minacce più pervasive per i sistemi CRM. I truffatori spesso utilizzano tecniche di phishing per ingannare i dipendenti e indurli a condividere le credenziali di accesso o altre informazioni sensibili. 

Una volta ottenuto l’accesso, possono installare malware che compromette ulteriormente la sicurezza dei dati aziendali. Questi attacchi possono portare sia al furto dei dati sensibili, sia ad “infettare” l’intera rete aziendale, con conseguenti interruzioni del servizio e perdite economiche.

Violazioni dei dati e leaks 

Altro rischio per la sicurezza del tuo CRM è rappresentato dalle violazioni dei dati aziendali e dai leaks. Queste violazioni spesso derivano da attacchi esterni ma possono anche essere il risultato di vulnerabilità interne non corrette. Una volta che i dati sensibili sono compromessi, le ripercussioni possono essere diverse, dai danni finanziari a gravi implicazioni legali, soprattutto se i dati riguardano informazioni personali protette da normative come il GDPR. 

La soluzione è, anche in questo caso, implementare dei controlli di sicurezza adeguati e migliorare la gestione degli incidenti di sicurezza. 

Errori umani e interni

Infine, ma non per importanza, ci sono gli errori umani, che possono compromettere la sicurezza del tuo CRM. Ovviamente, non tutti gli errori hanno lo stesso indice di gravità: passiamo da semplici errori di inserimento dati a gravi negligenze come l’invio di informazioni sensibili a destinatari sbagliati o la mancata implementazione di aggiornamenti di sicurezza. 

Devo fare una precisazione su questo tema: anche il miglior sistema di sicurezza può essere vanificato da un errore umano, quindi è fondamentale che tutti i tuoi dipendenti ricevano una formazione completa sulla gestione dei dati e sulla sicurezza informatica. Allo stesso tempo, ti consiglio di lavorare sullo sviluppo di una cultura aziendale che promuova il monitoraggio e la segnalazione proattiva di potenziali problemi di sicurezza.

Leggi e regolamentazioni per la protezione dei dati: il GDPR

Una delle tematiche più importanti connesse alla sicurezza dei dati riguarda le nuove normative sulla privacy introdotte dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea.

Nonostante il GDPR sia entrato in vigore da (relativamente) parecchio tempo, c’è ancora molta confusione su quanto regolato da questa legge e sugli obblighi da parte delle aziende. Iniziamo da qui: il GDPR impone agli operatori che gestiscono dati personali di adottare misure di sicurezza appropriate per proteggere i dati contro perdite, modifiche e accessi non autorizzati. 

Le aziende, quindi, sono obbligate a garantire la trasparenza su come i dati vengano raccolti, utilizzati e condivisi  e devono fornire agli utenti la possibilità di accedere, correggere o cancellare le loro informazioni personali. 

Inoltre, il GDPR introduce il concetto di “privacy by design”, che richiede l’integrazione della protezione dei dati sin dalle prime fasi dello sviluppo dei sistemi e dei processi aziendali. Questo significa, parlando di GDPR e CRM, che le aziende devono considerare la sicurezza dei dati durante l’implementazione o l’aggiornamento del CRM stesso, assicurandosi che la protezione dei dati personali sia un elemento centrale, non un’aggiunta successiva. 

Se non rispetterai queste normative, potresti incorrere in sanzioni finanziarie anche molto severe e danni alla tua reputazione aziendale. 

Strategie di difesa efficaci 

Finora abbiamo parlato di attacchi alla sicurezza e delle conseguenze che questi possono avere. A questo punto, voglio parlarti di strategie di difesa, ovvero di tecniche e approcci che possono proteggere i tuoi dati e evitare problemi di sicurezza per il tuo CRM. Vediamo i tre approcci più utilizzati per la protezione dei dati.

Autenticazione a più fattori (MFA) 

L’autenticazione a più fattori (MFA) è una delle strategie di difesa più efficaci per migliorare la sicurezza dei sistemi CRM. Il suo funzionamento è molto intuitivo: la MFA richiede alle persone di fornire due o più forme di identificazione prima di ottenere l’accesso al sistema. 

Le forme di identificazione possono riguardare:

Implementando l’MFA, le aziende possono ridurre significativamente il rischio di accessi non autorizzati, anche se una password dovesse essere compromessa.

La maggior parte dei CRM ha un’opzione relativa all’attivazione dell’autenticazione a doppio fattore. Ad esempio, parlando di SalesForce, uno dei CRM più venduti sul mercato, la MFA può essere settata nelle impostazioni di sicurezza. Il sistema ha all’interno una procedura guidata su come configurare l’MFA per differenti tipi di utenti, così da assicurarti che solo gli utenti verificati potranno accedere al sistema.

Crittografia dei dati 

Un’altra strategia molto efficace per difendere i dati è la crittografia. La crittografia dei dati è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili contenute nel tuo CRM. 

Questa tecnica trasforma i dati leggibili in un formato cifrato che può essere compreso e quindi “letto” solo da persone con la chiave di decrittografia corretta. Utilizzando la crittografia sia per i dati a riposo sia per quelli in transito, potrai assicurarti che le informazioni sensibili siano protette da accessi non autorizzati, intercettazioni e altri tentativi di furto dei dati. 

La crittografia è particolarmente importante quando si gestiscono dati finanziari, personali o di altro tipo considerati confidenziali.

Backup e recupero dei dati

Fare dei backup dei dati del CRM è un’altra strategia interessante per garantire la sicurezza dei dati nel CRM. Questo processo ti protegge contro la perdita di dati causata da malfunzionamenti hardware, errori umani o cyber attacchi, dandoti anche la sicurezza di ripristinare rapidamente le operazioni con la minima interruzione in caso di problemi.

Se vuoi integrare i backup nella gestione dei dati del CRM, il consiglio è di prevedere la creazione di copie frequenti e regolari dei dati, conservate in una location sicura e separata dai sistemi principali. In più, può essere utile testare regolarmente la capacità di ripristino dei dati dai backup, per assicurarti che questi siano effettivamente utilizzabili quando più necessario.

Come implementare una cultura della sicurezza aziendale 

La sicurezza dei dati non è “solo” un processo meccanico, dove ad un attacco si risponde con una forma di difesa. Come ti dicevo, il tema della sicurezza oggi è sempre più rilevante, sia perché sono aumentati gli attacchi informatici (e i modi per attaccare), sia perché la posta in gioco è molto alta (i rischi sono pesanti, dalle multe alla perdita di credibilità).

Uno dei punti critici sulla sicurezza riguarda proprio la consapevolezza riguardo al problema: in molte aziende, non c’è una “cultura della sicurezza informatica” e gli imprenditori si ritrovano spesso a gestire crisi enormi, senza avere conoscenze specifiche né strumenti. Lo stesso vale per i tuoi collaboratori, che non sempre sanno come fronteggiare questo tipo di attacchi. Per questo motivo, il consiglio è di integrare la sicurezza nella tua cultura aziendale, sensibilizzando il tuo team verso un approccio votato alla protezione dei dati del tuo CRM e al rispetto delle normative.

Formazione continua per i dipendenti 

La formazione sulla sicurezza informatica non può mancare all’interno di un’azienda. Tutti i dipendenti, dai nuovi assunti ai veterani, dovrebbero seguire una formazione continua sui rischi di sicurezza più recenti e sulle best practices per prevenirli. 

Un consiglio: per essere efficace, la formazione dovrebbe proporre ai tuoi collaboratori scenari realistici e simulazioni per aiutarli a capire come reagire in caso di incidenti di sicurezza.

Politiche di sicurezza chiare e condivise

Sviluppare e mantenere politiche di sicurezza chiare è altrettanto fondamentale. Queste politiche devono avere a che fare con tutti gli aspetti della sicurezza, da quelle informatiche a quelle fisiche, e essere regolarmente aggiornate per allinearsi alle nuove minacce e ai cambiamenti normativi. 

Qualche esempio di politiche di sicurezza aziendale?

Tecnologie e soluzioni di sicurezza per il CRM 

Se vuoi aumentare la sicurezza del tuo CRM, ci sono diverse tecnologie e strumenti che possono aiutarti a salvaguardare i tuoi dati. Vediamoli insieme.

Software e strumenti raccomandati 

Per la gestione delle vulnerabilità del CRM,  puoi integrare software e strumenti di sicurezza avanzati. Esistono diversi tipi di software di sicurezza per i CRM: tra questi, i firewall di nuova generazione e i sistemi di prevenzione delle intrusioni (IPS) sono molto utilizzati per bloccare attacchi esterni. 

Altrettanto importanti anche i software anti-malware e anti-ransomware, che aiutano a neutralizzare le minacce che potrebbero essere già penetrate all’interno della rete. Inoltre, l’uso di soluzioni di gestione delle identità e degli accessi (IAM) è una garanzia che solo le persone autorizzate possano accedere a determinate informazioni nel CRM, riducendo il rischio di accessi non autorizzati. 

L’importanza delle aggiornamenti e della manutenzione

Un altro modo per garantire la sicurezza del tuo CRM è mantenere aggiornato il software e le relative soluzioni di sicurezza. Gli aggiornamenti comprendono spesso degli elementi di sicurezza che risolvono vulnerabilità che potrebbero essere sfruttate da attaccanti per infiltrarsi nei sistemi. Allo stesso tempo, la manutenzione del CRM dovrebbe includere la verifica e l’applicazione di questi aggiornamenti non appena diventano disponibili. 

Un consiglio in più: esegui egolarmente audit di sicurezza e valutazioni della vulnerabilità per identificare e correggere eventuali lacune nella difesa prima che possano essere sfruttate. In questi casi, è sempre premiante avere una politica di manutenzione proattiva, che possa aiutarti sia ad evitare attacchi, sia a far funzionare il CRM in modo ottimale, senza interruzioni o rallentamenti.

Conclusione

Abbiamo visto come la sicurezza del CRM sia un aspetto fondamentale (e spesso, sottovalutato) di cui un’azienda deve occuparsi. Anche se gli attacchi informatici sono aumentati e i dati sono un bersaglio sempre più colpito, ci sono diverse strategie e strumenti di protezione, dai software anti-malware fino alle policy di sicurezza che le stesse imprese possono integrare. Seguendo delle policy chiare, potrai diminuire il rischio di attacchi e avere la certezza di fronteggiarli prontamente, mettendo al sicuro i tuoi dati e quelli dei clienti.